EU:n whistleblowing-direktiivin myötä pakolliseen ilmoituskanavaan kohdistuvat vaatimukset ovat tarkentuneet ja samalla tiukentuneet merkittävästi. Whistleblowing-kanava tarkoittaa yleisesti kanavaa, jonka kautta henkilö voi ilmoittaa organisaatiossa havaitsemansa väärinkäytöksen, epäilyn tai huolen siitä.
Aiemmin kanava saattoi olla sähköpostiosoite, postilaatikko tai mikä tahansa keino, jolla huolistaan saattoi ilmoittaa. Näihin kanaviin liittyy monia haasteita, kuten ilmoittajan sekä ilmoituksen kohteen tietoturva. Lisäksi tietoturvallinen kommunikaatio ilmoittajan kanssa on mahdotonta. Nämä vanhat kanavat saavat kuitenkin jatkaa toimintaansa ja onkin hyvä, että ilmoittajalla on käytössään monta reittiä, joista hän voi valita.
Miten EU-direktiivin mukainen whistleblowing -kanava toimii?
Uutena vaatimuksena on järjestää kanava, jossa ilmoittaja voi raportoida oman huolensa niin, että hänen identiteettinsä vahvasti suojattu. Käytännössä ainoa moderni ratkaisu on ulkoisen palveluntarjoajan ammattimaisesti rakennettu ja ylläpidetty ilmoituskanava.
Juuriharjan First Whistle on säädösvaatimukset täyttävä kanava, jossa ilmoittaja ja tapauksen arvioija sekä myöhemmin tutkija (jos tapaus sitä edellyttää) voivat kommunikoida ilmoittajan kanssa niin, että ilmoittajan identiteetti on vahvasti suojattu ja tulee jatkuvasti turvatuksi. Kanava on helppo ottaa käyttöön, eikä edellytä muutoksia organisaation omiin tietojärjestelmiin.
Direktiivi edellyttää, että ilmoituksesta on annettava ilmoittajalle vastaanottokuittaus ja palaute. Myös tämä onnistuu First Whistlen avulla sujuvasti. Kanava tulee avata myös tietyille ulkoisille sidosryhmille.
Keitä uusi direktiivi koskee?
EU:n whistleblowing-direktiivi velvoittaa yli 50 henkilöä työllistäviä organisaatioita järjestämään väärinkäytösepäilyjen tai -huolien ilmoitus- eli whistleblowing-kanavan. Säädös koskee yhtä lailla yrityksiä kuin julkisen sektorin organisaatioitakin.
Lisäksi sekä ilmoitusten käsittelijät että henkilöstö pitää olla koulutettu lain vaateista ja eskalaatioprosessi pitää olla määritelty ja viestitty.
Lataa whistleblowing-tietopakettimme:
- whistleblowing-direktiivin keskeiset seikat
- mistä whistleblowingissa on kyse
- First Whistle ja tekniset tiedot
- kanavan käyttöönotto
