EU hyväksyi vuoden 2019 lokakuussa nk. whistleblowing-direktiivin ja kansalliset lainsäädännöt tulevat joko direktiivin mukaisesti tai sitä tiukemmassa muodossa voimaan vuonna 2021.
Direktiivi velvoittaa yli 50 henkilöä työllistäviä yrityksiä ja julkisen sektorin organisaatioita järjestämään väärinkäytösepäilyjen ilmoitus- eli whistleblowing-kanavan. On hyvä arvioida parasta ajankohtaa kanavan käyttöönotolle.
Minkälaisia hyötyjä ja haittoja kanavan käyttöönotosta on?
Lähtökohtana pohdinnalle on hyvä pitää ajatusta kokonaisvaltaisesta riskienhallinnasta, jonka avulla pyritään:
1) ennakoimaan ja ennaltaehkäisemään erilaisia riskejä, sekä
2) tarpeen tullen reagoimaan ja rajaamaan vahinkoja.
Whistleblowing- eli ilmoituskanavan idea on saada tietoa väärinkäytöksistä sekä huolen herättäneistä tilanteista, jotta mahdollisimman varhaisessa vaiheessa päästään oikaisemaan tilanne ja rajaamaan vahinkoja.
Tiedonsaannin lisäksi kanavan keskeinen tavoite on saada tapaukset organisaation sisäiseen käsittelyyn sen sijaan, että huolet raportoidaan esimerkiksi mediaan. On yleistä, että jos ilmoittaja ei luota, että hän voi turvallisesti tuoda asian esille organisaation sisällä, tieto välitetään medialle. Median lähdesuoja tarjoaa automaattisesti turvallisen kanavan ilmoittajalle.
Vahinkojen - myös mainevahinkojen - rajaamiseksi on järkevää käynnistää kanavan käyttöönottoprosessi jo ennen juridista velvoitetta. Näin organisaatio pystyy tarjoamaan luotettavan reitin ilmoituksille ja käsittelemään niitä korjatakseen tilanteen rivakasti. Kun asiaa ei tarvitse puida julkisesti, säästyy merkittävä määrä voimavaroja kehittämiseen ja mainevahinko saadaan rajattua. Rikosoikeudelliset tapaukset ovat tietysti asia erikseen.
Kanavan avaaminen ulkoisille sidosryhmille
Direktiivi velvoittaa avaamaan ilmoituskanavan myös useille ulkoisille sidosryhmille, kuten henkilöille, jotka työskentelevät alihankkijoiden ja tavarantoimittajien johdolla, sekä vapaaehtoistyöntekijöille ja palkattomille harjoittelijoille. Tämä avaa kokonaan uuden haastekentän monille organisaatioille.
Ilmoitukset on käsiteltävä ammattimaisesti ja nopeasti. Ilmoittaja on pidettävä ajantasalla, sekä lain vaatimusten täyttämiseksi, mutta myös, jotta ilmoittajalle ei synny kokemusta, että ilmoituksella ei ollut vaikutusta. Pitkät viiveet ja epämääräinen viestintä nostavat kansainvälisen kartoituksen mukaan riskiä, että ilmoittaja kääntyy sittenkin median puoleen. Tämä vastaa myös asiakkaittemme kokemusta.
Aikapaineen alla on helpompi toimia, kun prosessi on harjoiteltu tositoimissa muutaman kerran, roolit ovat selkeät, ja harkinta pitää. Ilmoituskanavan tekninen käyttöönotto on helppo, mutta se on vain pieni osa kokonaisuutta. Keskeisempää on jäsentää prosessit, roolit ja käytänteet, joiden mukaan ilmoitukset käsitellään ja tutkitaan, sekä niistä viestitään - ja harjoitella näitä. Käytännön tilanteet mittaavat sekä prosessin että osaamisen kantokyvyn.
Myös tämä näkökulma puoltaa kanavan varhaista käyttöönottoa. Muutaman sisäisen ilmoituksen käsittelyn jälkeen on helpompi avata kanava ulkoisille sidosryhmille.
Juuriharja auttaa
Juuriharjan First Whistle täyttää whistleblowing-direktiivin, sekä GDPR-lainsäädännön vaatimukset. Direktiivi edellyttää myös, että ilmoituksesta on annettava ilmoittajalle vastaanottokuittaus ja palaute. Sekin onnistuu First Whistlen avulla sujuvasti. Lisäksi First Whistle täyttää digipalveluja koskevat saavutettavuusvaatimukset. Autamme halutessanne myös eskalaatioprosessin ja roolitusten määrittelyssä.
Voit ottaa minuun yhteyttä suoraan sähköpostitse tai voit varata esittelydemon suoraan kalenteristamme. Demossa käydään läpi:
- whistleblowing-direktiivin keskeiset seikat
- First Whistle ja tekniset tiedot
- kanavan käyttöönotto
- muut mahdolliset kysymyksenne
- Erika Heiskanen
Partneri
