Olemme Juuriharjassa saaneet olla jo yli 40 allianssihankkeen sparraajina ja kuulleet lukuisia tarinoita ja kokemuksia niin allianssihankintaan valmistautumisesta kuin hankkeiden toteuttamisesta. Tähän tekstiin olemme tiivistäneet niissä toistuvia tunnelmia kuvitteellisen projektipäällikkö ”Jarmon” allianssitarinaksi. Lukuiloa!
Projektijohtamisen pelisääännöt uusiksi
Jarmo on nuori ja lupaava projektipäällikkö. Hän on saanut viimeisen kolmen vuoden aikana koko ajan enemmän vastuuta ja isompia hankkeita. Välilllä vauhti hirvittää ja paineet tuntuvat kovilta, mutta Jarmo on seurannut tarkasti kokeneempien projektinjohtajien toimintaa ja kuunnellut heidän vinkkejään tarkalla korvalla. Hyväkatteiset ja menestyvät projektit näyttäisivät edellyttävän tietyn pelin pelaamista.
Tärkeimmät säännöt ovat nämä:
- Hyvä projektipäällikkö on tiukka ja antaa yksiselitteiset komennot. On tärkeää olla oikeassa, muuten menee auktoriteetti ja kohta kukaan ei tottele.
- Projektien katteet saadaan olemalla neuvotteluissa tinkimätön ja vetämällä joka kohdassa kotiinpäin. Tässä pelissä projektin tilaaja on kovin vastustaja ja alihankkijat pelkkiä pelinappuloita.
- Virheiden sattuessa hyvä projektipäällikkö löytää taitavasti syyllisen - aina muiden joukoista.
Allianssihankkeen johtaminen - uhka vai mahdollisuus?
Sitten Jarmolle aukeaa mahdollisuus päästä uuden ison hankkeen projektipäälliköksi. Isomman, kuin koskaan ennen. Hanke sisältää paljon epävarmuuksia ja Jarmo arvioi, että hankaluuksia on varmasti luvassa. Mutta hanke houkuttaa, se olisi selvästi komein sulka hattuun tähän mennessä.
Kyse onkin uudenlaisesta hankemuodosta, allianssista. Allianssimalli perustuu toimijoiden keskinäiseen luottamukseen ja yhteistyöhön. Kaikki osapuolet ponnistelevat saman tavoitteen eteen, ja kaikki voittavat tai häviävät yhdessä. Päätökset tehdään yksimielisesti, kaikki viestintä on kirjanpitoa myöden avointa ja rehellistä.
Jarmo ei tiedä mitä ajatella. Allianssin pelisäännöt kuulostavat suorastaan päinvastaiselta kuin mitä Jarmo on aiemmin omaksunut. Hän suostuu kuitenkin lähtemään hankkeen veturiksi.
Uudenlaisten haasteiden edessä
Hankkeeseen nimetään tiimi sekä Jarmon omasta organisaatiosta että kahdesta muusta yrityksestä. Muodostetaan konsortio, joka ryhtyy valmistautumaan allianssikilpailutukseen ulkopuolisen valmentajan johdolla. Valmennuksessa fokusoidaan niihin asioihin, jotka tuntuvat perinteisen urakoinnin ja insinöörivetoisen tekemisen näkökulmasta aika vierailta - ja suoraan sanottuna aika hömpältä:
- Miten ryhmätöitä organisoidaan, miten jäsennetään työskentelyn vaiheet, hyödynnetään resurssit hankkeen parhaaksi, yhteisiä tavoitteita ja kokonaisuutta ajatellen
- Miten luodaan arvostava ja jokaista kunnioittava ilmapiiri ja varmistetaan jokaisen mielipiteen ja näkemyksen huomioiminen
- Miten tuetaan ryhmää tuottamaan luovia ja ennakkoluulottomia ideoita ja innovaatioita
- Miten rakennetaan keskinäistä luottamusta käyttämällä mikrokommunkaatiota, eleitä, ilmeitä, kannustavia pikkusanoja
- Miten automatisoidaan jatkuva itsereflektio, jatkuva parantamisen idea: ”mikä meni hyvin, mitä voimme seuraavaksi tehdä fiksummin?”
Jarmo huomaa valmennuksen edetessä olevansa aivan uudenlaisen haasteen edessä. Yhtäkkiä pitäisi osata luontevasti kannustaa, rohkaista, kiittää. Kysyä avoimia kysymyksiä. Arvioida tiimin toimintaa. Arvioida omaa toimintaa. Huh.
Yhdessä huipputason tiimiksi
Allianssivalmentajan avulla kaikki tämä kuitenkin otetaan askel askeleelta haltuun. Tiimi viettää paljon aikaa yhdessä. Harjoitellen. Epäonnistuen. Onnistuen. Innostuen harjoitus harjoitukselta enemmän: tämähän toimii!
Tiimin luottamus toisiinsa kasvaa. Rohkeus arvioida yhteistä tekemistä lisääntyy. Halu ja kyky ottaa vastuuta tiimin onnistumisesta kasvaa harppauksin.
Allianssikilpailutus ja siihen valmistautuminen on raskas prosessi. Uutta pitää omaksua koko ajan. Ja sellaista uutta, joka on lähtökohtaisesti vierasta ja jopa turhan tuntuista. Valmentaja nostaa rimaa harjoitus harjoitukselta.
Lopulta tiimi on kuitenkin kasvanut huipputason ryhmäksi ja selviää kilpailutuksessa teetetyistä yllätystehtävistä loistavasti. Ja voittaa hankkeen. Varsinainen allianssi voi käynnistyä.
Tuoreiden yhteistyötaitojen tulikoe
Hankkeen käynnistyessä Jarmo huomaa epäröivänsä. Olivatko kaikki kilpailuvaiheessa tehdyt harjoitukset vain silmänlumetta, jonkinlaista teatteria? Nyt hän on hankkeen projektipäällikkö ja vastuussa niin hankkeesta kuin projektikatteesta. Uskaltaako tätä nyt kuitenkaan johtaa sillä ”uudella tavalla”? Ja sitä paitsi aiemmissa hankkeissa on onnistuttu sillä ”vanhalla tavalla”. Tai mitä, jos muut osapuolet kuitenkin toimivat kuten aina ennenkin - silloinhan hän tulee vedätetyksi…
Hankkeen perusorganisaatio ja toimintatavat saadaan kuitenkin pian järjestettyä ja Jarmo rentoutuu. Kyllä kaikki näyttävät pelaavan juuri niillä uusilla pelisäännöillä, mitä on harjoiteltu. Ihan hankkeen johtoryhmästä asti tulee selvästi tukea tähän toimintamalliin.
Hanke etenee hienosti. Ei arkinen työ ole pelkkää ruusuilla tanssimista, haasteita ja hankaluuksia on paljon. Isoja muutoksia, vakavia keskusteluja ja ikäviä päätöksiä tehdään useita. Ja niissä allianssin vahvuudet näkyvät parhaiten.
- Riitelyä ei oikeasti ole. Tilaaja ja tuottaja ovat aidosti samassa veneessä. Tilaaja haluaa meidän parastamme.
- Johtoryhmässä oikeasti tehdään konsensuspäätöksiä; tilaaja ei käytä suurempaa äänivaltaa kuin muut.
- Tiukassa paikassa tai virheiden sattuessa ei oikeasti etsitä syyllistä, vaan mietitään miten tilanne korjataan, ja miten varmistetaan ettei vastaavaa tapahdu toiste.
- Kyetään tekemään isoja ratkaisuja, niin hankkeen kustannusten kuin laajuusvaatimustenkin suhteen. Ilman juristeja, nopeasti ja ketterästi, hankkeen parhaaksi.
- Syntyy innovaatioita ja isoja kustannussäästöjä.
- Hankkeessa on imua. Projektille halutaan tulla ja pysyä. Yhteiseen Big Roomiin halutaan tulla.
- Hankkeesta ollaan kiinnostuneita, niin mediassa kuin muissa projekteissa.
Hankkeen päätyttyä Jarmolla on vain yksi huoli: hän ei halua enää palata entisenlaisiin projekteihin.
Muun muassa allianssivalmennusten myötä olemme Juuriharjassa kartoittaneet ja koonneet yhteen kokoelman tärkeimpiä yhteistytötaitoja. Taitoja, jotka ovat korvaamattomia sekä allianssihankkeissa että tulevaisuuden työelämässä.
Laadimme taidoista yhteistyökyvykkyyden mallin, johon voit tutustua julkaisussamme Yhteistyökyvykkyys ja sen johtaminen.
