Kiedy organizacja nie tworzy profesjonalnego kanału zgłaszania nieprawidłowości lub nie buduje wystarczającego zaufania wśród interesariuszy, aby zachęcić do wewnętrznego zgłaszania, naraża się na poważne ryzyka. Te ryzyka, szczególnie w kontekście artykułu 30 ustawy o ochronie sygnalistów, mogą mieć poważne konsekwencje prawne, reputacyjne i operacyjne.
Zwiększona liczba zgłoszeń zewnętrznych:
- Ryzyko: Zgodnie z artykułem 30, sygnaliści mają prawo do bezpośredniego zgłaszania nieprawidłowości Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu, bez uprzedniego zgłaszania wewnętrznego. Jeśli organizacja nie zapewnia wiarygodnego i godnego zaufania wewnętrznego mechanizmu zgłaszania, pracownicy oraz inni interesariusze są bardziej skłonni do pominięcia procesów wewnętrznych i bezpośredniego zwracania się do organów zewnętrznych.
- Skutek: Zgłoszenia zewnętrzne mogą prowadzić do wszczęcia dochodzeń przez organy regulacyjne, nałożenia potencjalnych kar finansowych, a nawet do publicznego ujawnienia nieprawidłowości, co szkodzi reputacji organizacji.
Utrata kontroli nad dochodzeniami:
- Ryzyko: Gdy zgłoszenia są dokonywane zewnętrznie, organizacja traci kontrolę nad zarządzaniem i rozwiązaniem problemu. Dochodzenie przejmują Rzecznik Praw Obywatelskich lub organ publiczny, a organizacja może mieć ograniczony wpływ na sposób prowadzenia sprawy.
- Skutek: Brak kontroli może skutkować dłuższym czasem trwania dochodzenia, wyższymi kosztami prawnymi oraz nałożeniem działań naprawczych przez organy zewnętrzne. Dodatkowo, organizacja może nie być w stanie zminimalizować szkód reputacyjnych do czasu zakończenia dochodzenia.
Uszkodzenie zaufania i kultury organizacyjnej:
- Ryzyko: Jeśli interesariusze, w tym pracownicy, nie ufają, że wewnętrzne mechanizmy zgłaszania są bezpieczne, poufne i skuteczne, świadczy to o szerszym problemie braku zaufania w kulturze organizacyjnej. Brak zaufania zniechęca interesariuszy do wewnętrznego zgłaszania obaw, co dodatkowo zwiększa prawdopodobieństwo ujawnień zewnętrznych.
- Skutek: Słaba kultura wewnętrznego zgłaszania może prowadzić do spadku morale pracowników i przyczynić się do toksycznej atmosfery w miejscu pracy. Może również utrudniać organizacji wczesne i wewnętrzne rozwiązanie problemów, co skutkuje większymi, bardziej publicznymi skandalami.
Zwiększone ryzyka prawne i zgodności z przepisami:
- Ryzyko: Bez jasnych i wiarygodnych polityk oraz procesów zarządzania zgłoszeniami sygnalistów, organizacja może nie wywiązać się z obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów. W krajach takich jak Polska, gdzie dyrektywa została transponowana do prawa krajowego, brak wdrożenia odpowiednich kanałów zgłaszania nieprawidłowości może prowadzić do odpowiedzialności prawnej, kar oraz sankcji.
- Skutek: Niezgodność z przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów naraża organizację na kary finansowe, pozwy sądowe oraz działania regulacyjne. Ponadto, niewłaściwe zarządzanie lub ignorowanie zgłoszeń sygnalistów może prowadzić do oskarżeń o odwet, co dodatkowo komplikuje obronę prawną.
Naruszenia ochrony danych:
- Ryzyko: Jeśli organizacja nie zapewnia właściwego zarządzania przypadkami i ochrony danych wewnętrznie, ryzykuje niewłaściwe zarządzanie danymi poufnymi, co prowadzi do naruszeń przepisów o ochronie danych, takich jak RODO.
- Skutek: Niewłaściwe zarządzanie danymi sygnalistów może prowadzić do naruszeń danych, kar regulacyjnych oraz utraty zaufania interesariuszy. Może to również prowadzić do działań prawnych ze strony osób, których dane zostały niewłaściwie zarządzane.
Wnioski Organizacje, które zaniedbują zapewnienie profesjonalnego kanału zgłaszania nieprawidłowości i nie wprowadzają wiarygodnych polityk oraz procesów zarządzania przypadkami, narażają się na wysokie ryzyko zgłoszeń zewnętrznych. To nie tylko ogranicza ich zdolność do rozwiązywania problemów wewnętrznie, ale także naraża je na kontrolę regulacyjną, sankcje prawne oraz szkody wizerunkowe. Aby ograniczyć te ryzyka, organizacje muszą budować kulturę zaufania i przejrzystości, zapewniając sygnalistom bezpieczeństwo i wsparcie podczas zgłaszania obaw wewnętrznie.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Pobierz nasz bezpłatny pakiet informacyjny tutaj
