Erika Heiskanen2025-02-26 15:27:384 min read

Czy sama zgodność z przepisami o ochronie sygnalistów działa?

Dopiero kształtujemy postawy w zakresie przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów - czy sama zgodność z przepisami wystarczy?

Gdy unijna Dyrektywa o ochronie sygnalistów została wprowadzona, miała na celu ujednolicenie standardów ochrony w państwach członkowskich, zapewniając osobom zgłaszającym nieprawidłowości ochronę przed działaniami odwetowymi. W Polsce krajowe przepisy wdrażające tę dyrektywę weszły w życie we wrześniu 2024 roku, a do dzisiaj jest więcej pytań niż odpowiedzi.

Jednak spełnienie wymogów prawnych nie zawsze oznacza skuteczność. Wiele organizacji koncentruje się wyłącznie na wypełnieniu minimalnych zobowiązań – wdrożeniu kanału zgłoszeniowego, wyznaczeniu osób do zarządzania zgłoszeniami, opracowaniu podstawowej polityki i zakomunikowaniu jej pracownikom.

Tymczasem podejście wykraczające poza prawne minimum tworzy środowisko pracy, w którym pracownicy czują się bezpiecznie, zgłaszając nieprawidłowości wewnątrz organizacji. Mają przecież do wyboru jeszcze zgłoszenia od Rzecznika Praw Obywatelskich, albo innych Instytucji.

1. Whistleblowing to więcej niż tylko kanał zgłoszeniowy.

Jednym z najczęstszych błędnych przekonań na temat ochrony sygnalistów jest założenie, że samo posiadanie kanału zgłoszeniowego oznacza zgodność z przepisami. Zgodnie z polską ustawą, firmy, instytucje publiczne oraz finansowe są zobligowane do zapewnienia wewnętrznego mechanizmu, który umożliwia poufne zgłaszanie nieprawidłowości.

Jednak skuteczność tego kanału zależy od kilku kluczowych czynników:

Czy jest bezpieczny? Proste zgłoszenia e-mailowe mogą nie być wystarczające, jeśli nie zapewniają szyfrowania ani kontroli dostępu. Odpowiedni system dla sygnalistów powinien być odporny na manipulacje, aby żadna nieuprawniona osoba nie mogła przechwycić ani zmieniać treści zgłoszeń.
Czy jest dostępny? Pracownicy muszą wiedzieć, gdzie i jak zgłaszać swoje obawy. Jeśli nie ufają systemowi lub nie wiedzą, jak z niego korzystać, prawdopodobnie w ogóle go nie użyją.
Czy gwarantuje anonimowość? System powinien posiadać funkcję składania anonimowych zgłoszeń, dzięki czemu obawa przed działaniami odwetowymi nie powstrzyma sygnalistów przed zgłaszaniem naruszeń.
Czy jest właściwie zarządzany? Samo wdrożenie kanału zgłoszeniowego to dopiero początek. Musi istnieć ustrukturyzowany proces obsługi zgłoszeń, zapewniający bezstronność i przejrzystość postępowań.

Spełnienie tych warunków sprawia, że system spełni podstawowe wymogi. co w dalszej kolejności pomoże realnie budować kulturę otwartości i odpowiedzialności w organizacji.

2. Sygnalizowanie nieprawidłowości to kwestia budowania zaufania, a nie tylko wymóg prawa

Chociaż polskie prawo nakłada obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeniowego, prawdziwa ochrona sygnalistów opiera się na odpowiedzialności. Jeśli pracownicy obawiają się działań odwetowych, prawdopodobnie nie zgłoszą naruszeń wewnętrznie, lecz zdecydują się na kanały zewnętrzne – takie jak organy publiczne czy media – co może doprowadzić do rozlania się mleka, czyli eskalacji problemu poza kontrolą firmy.

Badania Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) wykazały, że organizacje posiadające sprawdzone programy ochrony sygnalistów wykrywają przypadki nadużyć o 50% szybciej niż te, które ich nie mają. Ponadto pracownicy, którzy ufają systemowi zgłoszeń, częściej decydują się na raportowanie wewnętrzne, co pozwala firmom rozwiązać problemy zanim przerodzą się one w publiczne skandale.

Jak budować zaufanie?

🔹 Jasna komunikacja – Pracownicy muszą wiedzieć, że ich zgłoszenia będą rozpatrywane, a działania odwetowe są surowo zabronione.
🔹 Odpowiednie szkolenia – Kluczowe jest, aby osoby wytypowane w organizacji do zarządzania zgłoszeniami rozumieli, jak profesjonalnie procedować sprawami.
🔹 Gwarancja poufności – Pracownicy muszą nie tylko wierzyć, ale też przekonać się w praktyce, że ich zgłoszenia pozostaną tajne i nie zostaną wykorzystane przeciwko nim.

Budowanie kultury zaufania sprawia, że system dla sygnalistów staje się nie tylko obowiązkiem prawnym, ale realnym narzędziem wzmacniającym odpowiedzialność i transparentność w organizacji.

3. Proces obsługi zgłoszeń.

Zgodnie z polskim prawem organizacje mają obowiązek:

potwierdzić sygnaliście otrzymanie zgłoszenia w ciągu 7 dni,
przekazać informację zwrotną, o toku postępowania, w ciągu 3 miesięcy od daty potwierdzenia otrzymania zgłoszenia.

Jednak system zgodności, który ogranicza się jedynie do spełnienia minimalnych wymagań w komunikacji, może szybko stracić wiarygodność, jeśli pracownicy odniosą wrażenie, że są ignorowani.

Jak wygląda skuteczny proces ochrony sygnalistów?

✅ Informuje sygnalistów o postępach w sprawie również po upływie ustawowych terminów – nie ogranicza się do jednorazowej odpowiedzi.

✅ Wykorzystuje narzędzia do zarządzania zgłoszeniami, najlepiej zintegrowane z systemem whistleblowingowym, aby monitorować przebieg sprawy i przechowywać dokumentację w bezpieczny i przepisowy sposób.

✅ Regularnie analizuje i audytuje przypadki zgłoszeń, aby identyfikować powtarzające się problemy w organizacji, skutecznie je redukując, albo eliminując.

Efektywne zarządzanie procesem obsługi zgłoszeń nie tylko zapewnia zgodność z przepisami, ale także wzmacnia zaufanie pracowników i kulturę organizacyjną opartą na transparentności.

4. Compliance jako przewaga konkurencyjna

Zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów można przekuć również na korzyść biznesową. Firmy, które aktywnie promują transparentność i wspierają zgłaszanie nieprawidłowości:

Zmniejszają prawdopodobieństwo kosztownych procesów sądowych i kar, identyfikując ryzyka na wczesnym etapie
Wzmacniają kulturę organizacyjną, co przekłada się na większe zaangażowanie pracowników
Przyciągają inwestorów i partnerów biznesowych.

Jaki jest prawdziwy cel zgodności z przepisami o sygnalistach?

Compliance to nie tylko dostosowanie się do wymogów prawnych, ale przede wszystkim tworzenie środowiska pracy, w którym pracownicy czują się bezpiecznie i otrzymują narzędzia do swobodnej komunikacji. Polskie firmy wdrażają systemy dla sygnalistów, jednak prawdziwym testem skuteczności jest to, czy pracownicy rzeczywiście im ufają i z nich korzystają.

Organizacje, które chcą wyjść poza minimum prawne, powinny zadbać o to, by system zgłaszania naruszeń był dostępny, bezpieczny i poufny.

O tym napiszemy w kolejnym artykule. Przyjrzymy się, dlaczego sam e-mail nie wystarcza do zapewnienia zgodności z przepisami o sygnalistach – i jakie istnieją bezpieczne alternatywy.

Więcej cennych informacji znajdziesz tutaj:

https://www.juuriharja.fi/pl/system-dla-sygnalistow

Chętnie porozmawiamy o dostępnych opcjach! Zarezerwuj demo:

https://www.juuriharja.fi/pl/zarezerwuj-demonstracje