Pracownicy firm często unikają korzystania z wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości, ponieważ uważają, że nie zapewnia im to anonimowości. Dlatego przedsiębiorcy stoją przed wyzwaniem nie tylko wdrożenia zewnętrznych systemów, które obsługiwane są przez osoby trzecie, ale także budowania zaufania do takich narzędzi oraz odpowiedniej kultury wokół whistle-blowingu, czyli zgłaszania nieprawidłowości.
Co więcej, zgodnie z polską ustawą o ochronie sygnalistów, opartą na Dyrektywie UE 2019/1937, pracownicy zgłaszający nieprawidłowości mogą ominąć firmowe procedury i skierować zgłoszenie bezpośrednio do zewnętrznych instytucji. Taki scenariusz nie jest na rękę pracodawcy. Brak odpowiednich mechanizmów może prowadzić do utraty kontroli nad sytuacją i poważnych konsekwencji dla firmy.
Co zrobić, aby zbudować zaufanie pracowników? Jak przekonać potencjalnych sygnalistów do działania?
Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule: Dlaczego konkurowanie o zaufanie sygnalistów jest kluczowe w Polsce: Praktyczne wskazówki dla właścicieli firm
Jakie kroki są niezbędne, aby budować zaufanie sygnalistów?
- Zapewnij profesjonalny i widoczny kanał zgłaszania
Przykład: Zapewnij dostęp do portalu online do zgłaszania nieprawidłowości obsługiwanego przez niezależną stronę trzecią. Taki mechanizm pokazuje pracownikom, że ich obawy będą traktowane poufnie i profesjonalnie. - Komunikuj zasady ochrony przed represjami
Przykład: Wyraźnie zaznacz w swojej polityce zgłaszania nieprawidłowości, że pracownicy, którzy zgłaszają nieprawidłowości, nie będą narażeni na działania dyscyplinarne, degradacje ani nękanie. Dziel się sukcesami (z zachowaniem anonimowości), w których sygnaliści byli chronieni, a firma skutecznie rozwiązała zgłaszane problemy. - Przeszkol menedżerów odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń
Przykład: Zespół zarządzający zgłoszeniami otrzymuje informację o niewłaściwym wykorzystaniu zasobów firmy, ale bagatelizuje ją jako „nieistotną”. Takie błędy mogą podważyć zaufanie. Regularne szkolenia pomagają menedżerom zrozumieć, jak postępować z raportami w sposób wrażliwy i zgodny z przepisami. - Działaj szybko i transparentnie
Przykład: Jeśli pracownik zgłasza nieprawidłowość, rozpocznij natychmiastowe dochodzenie. Nie zwlekaj dłużej niż 7 dni. Informuj sygnalistę (poprzez bezpieczny i anonimowy kanał do zgłoszeń nieprawidłowości) o postępach, aby upewnić go, że sprawa jest traktowana poważnie. Brak szybkiej reakcji może prowadzić do utraty zaufania do systemu. Pamiętaj, że firma w ciągu 3 miesięcy musi Cię poinformować o przebiegu sprawy. - Promuj kulturę otwartości
Przykład: Regularnie angażuj pracowników w spotkania i warsztaty, podczas których podkreślane będzie, że zgłaszanie nieprawidłowości to sposób na ochronę sukcesu firmy, a nie akt zdrady. Pomaga to destygmatyzować zgłaszanie i wzmacnia zaufanie.
Podsumowanie
Sygnaliści są nieocenionymi sojusznikami w ochronie Twojej organizacji. Jednak brak bezpiecznych i wiarygodnych kanałów zgłaszania nieprawidłowości może skłonić ich do zgłaszania problemów na zewnątrz, co naraża firmę na większe ryzyko i mniejszą kontrolę nad sytuacją. Budując zaufanie i wspierając sygnalistów, nie tylko spełniasz wymogi prawne, ale także wzmacniasz fundamenty swojej firmy na rzecz trwałego sukcesu.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej
Więcej cennych informacji znajdziesz tutaj: https://www.juuriharja.fi/pl/system-dla-sygnalistow
