First Whistle -ilmoituskanava
Miten teen väärinkäytösilmoituksen?
NOPEAT LINKIT SISÄLTÖÖN: IDENTITEETTISI > EN OLE VARMA > ILMOITTAMINEN > PALVELUMME >
Ilmoituskanava pakollinen kaikille 50 henkeä tai enemmän työllistäville organisaatioille
Syksyllä 2019 vahvistettu EU-direktiivi velvoittaa kaikkia yli 50 henkeä työllistäviä organisaatioita järjestämään sekä henkilöstölle että useille ulkoisille sidosryhmille whistleblowing- eli ilmoituskanavan.
Organisaatiosi käyttöönottama ilmoituskanava on siis lakisääteinen velvoite. Lain tavoite on suojella henkilöitä, jotka nostavat esille väärinkäytöksiä.
Mitä on whistleblowing?
Whistleblowing eli pelin poikki viheltäminen tarkoittaa epäeettisen toiminnan, väärinkäytöksen tai laittomuuden, tai sen epäilyn esille nostamista.
Whistleblowing-, eli ilmoituskanavan kautta kaikki organisaation jäsenet ja myös ulkoiset sidosryhmät voivat ilmoittaa väärinkäytösepäilystään. Useimmat organisaatiot ovat mahdollistaneet nimettömän ilmoittamisen.
FIRST WHISTLE ON:
- EU-direktiivin vaatimukset täyttävä
- Tietoturvallinen, tietoturva-auditoitu
- Saavutettava
- GDPR-säädösten mukainen
- Suomalainen ja suomalaisessa omistuksessa, suomalaisen lainsäädännön piirissä
Aina kannattaa nostaa asia esille
Jälkikäteen organisaation on usein helppo tunnistaa tapahtumaketju, joka johti eettisen riskin toteutumiseen. Jälkikäteen voi joskus tunnistaa myös ne hukatut mahdollisuudet, jolloin suunnan olisi vielä voinut kääntää.
Sinun ilmoituksesi auttaa havahtumaan ajoissa. Ensisijaisesti kannattaa ottaa asiat puheeksi, mutta jos asia on niin vaikea, että et halua edetä keskustellen, ilmoituksen tekeminen on hyvä vaihtoehto.
Kulttuuri, whistleblowing ja code of conduct
Organisaatiokulttuuria on helpompi muokata, kun sitä tarvitsee reivata vain hieman. Iso muutos on iso työ. Siksi usein kannattaa tarttua ilmiöihin, silloin kun ne vielä ovat harmittoman oloisia.
Whistleblowing-järjestelmä on olennainen osa yrityksen GRC-järjestelmää sekä eettisen organisaatiokulttuurin kehittämistä.
On avuksi, että organisaatio on määritellyt eettiset periaatteet (code of conduct). Yhdessä laadittujen periaatteiden avulla selkiytyy minkälaista toimintaa ja käyttäytymistä organisaatiossa halutaan vahvistaa ja minkälaista ei.
Mitä, jos ilmoitankin väärään paikkaan?
Kannattaa tutustua oman organisaation ohjeistukseen, mitkä asiat kuuluvat mihinkin kanavaan. Usein esim. työsuhteeseen liittyvät asiat kannattaa ottaa puheeksi HR:n kanssa, jne.
ANONYYMI ILMOITTAMINEN
Voit tehdä ilmoituksen valitsemallasi laitteella, helposti ja turvallisesti. First Whistle skaalautuu niin mobiiliin, tabletille, kuin tietokoneen näytöllekin.
Useimmat First Whistlen valinneet organisaatiot mahdollistavat nimettömän ilmoittamisen, vaikka laki ei sitä vaadi.
First Whistle ei tallenna sinusta mitään tietoja, ellet itse niitä anna. Tämä koskee myös teknisiä tunnisteita, kuten IP-osoitetta.
Ilmoitusprosessin lopussa saat henkilökohtaisen tunnisteen, jonka avulla voit palata First Whistleen katsomaan, missä vaiheessa ilmoituksen käsittely on, sekä vastaamaan sinulle osoitettuihin kysymyksiin.
ANONYYMI KOMMUNIKOINTI
Ilmoitusten käsittelijät saavat uudesta ilmoituksesta hälytyksen sähköpostiinsa, ja tietävät tulla lukemaan ilmoituksen heti, kun työtilanne sen sallii. He voivat lähettää sinulle kysymyksiä First Whistlen sisällä.
HUOM. First Whistle ei lähetä sinulle sähköpostia tai muita viestejä, sinun on tultava oma-aloitteisesti järjestelmään katsomaan, onko sinulle tullut viestejä.
En ole varma, mitä näin, tapahtuiko jotain väärää
Jokainen organisaation jäsen voi olla ilmoituksen kohteena ja mahdollinen ilmoituksen kohteena oleminen huolettaakin monia. Tutkimustiedon mukaan - ja oma kokemuksemme tukee näitä tuloksia - vahingoittamistarkoituksessa tehtyjä väärinkäytösilmoituksia tehdään hyvin vähän. Väärintulkintoja tilanteista syntyy ja tällöin voi syntyä myös turha ilmoitus, joka sitten laadukkaan selvitystyön tuloksena todetaan perusteettomaksi.
Direktiivin tavoite on väärinkäytösten esille saaminen varhaisemmassa vaiheessa. Ilmoittamisen helpottamiseksi ilmoittajille on taattu vahva suoja syrjinnältä ja kaikilta kostotoimenpiteiltä. Suojelu ei koske pelkästään työsuhteessa olevia, vaan myös esim. työnhakijoita, aikaisempia työntekijöitä, sekä mm. alihankkijoita. Tämä tarkoittaa sitä, että hyvin laaja joukko ihmisiä voi tehdä ilmoituksen.
Elämässä asioita sattuu ja tapahtuu. Keräämme aistinvaraista informaatiota ympäristöstämme kaiken aikaa. Kun kuulemme tai näemme ohimennen jotain, teemme siitä tulkinnan ja vedämme johtopäätöksiä aikaisempien kokemustemme perusteella. Voimme tulkita nähneemme myös jotakin kyseenalaista ja teemme sen perusteella ilmoituksen väärinkäytöksestä. Voi olla, että näimme oikein, mutta voi myös olla, että tulkitsimme tilanteen väärin. Niin tai näin, on tärkeää tuoda asia esille, jotta se voidaan tutkia ja sitten odottaa rauhassa, että tutkimus etenee. Tutkimuksen aikana pääset vastaamaan tutkijoiden kysymyksiin.
Älä tee vahingoittamistarkoituksessa tai perätöntä väärinkäytösilmoitusta. Laki velvoittaa sinua tekemään ilmoituksen rehellisesti ja hyvässä tarkoituksessa.
Mitä, jos minusta on tehty ilmoitus?
Älä häiritse käsittelyprosessia, äläkä yritä vaikuttaa siihen millään tavoin. Osana tutkintaa pääset kertomaan oman näkökulmasi ja tietosi.
Entä jos joku haluaa vahingoittamistarkoituksessa tehdä minusta ilmoituksen? Jos alat epäillä tai tiedät, että sinusta on tehty ilmoitus, laita jäitä hattuun. Varmista, että et puutu tai vaikuta tutkintaan millään tavoin. Ole tarkkana myös sen suhteen, että et ala suhtautumaan negatiivisesti johonkin henkilöön, koska arvelet juuri hänen tehneen ilmoituksen. Älä myöskään painosta (oletettua) ilmoittajaa vetämään ilmoitustaan pois. Ilmoitus voi osoittautua aiheettomaksi, mutta nämä ylläkuvatut omat toimenpiteesi ilmoituksen käsittelyn ympärillä olisivat olleet laittomia.
Paras puolustus on ennaltaehkäisy. Noudata lakeja ja säädöksiä, sekä oman työnantajasi eettisiä periaatteita.
“Paras puolustus on ennaltaehkäisy. Noudata lakeja ja säädöksiä, sekä oman työnantajasi eettisiä periaatteita."
Jos harkitset ilmoittamista, kannustamme sinua
Maailma ympärillä muuttuu nopeammin kuin koskaan ja uusia uhkia ilmestyy näköpiiriin. Ongelmat on helpompi ja kustannustehokkaampi ratkaista ennakoimalla kuin jälkikäteisillä toimilla vahingon jo satuttua. Kannattaa siis ilmoittaa herkästi ja varhain.
Kokeilitko jo ottaa asiaa ensin puheeksi? Puheeksi ottaminen vie usein asioita eteenpäin nopeammin, kuin ilmoittaminen, koska silloin asioista voidaan keskustella suoraan. Jos koet, että se olisi liian suuri riski, ilmoituskanava on hyvä vaihtoehto.
Whistleblowing-kanavan kautta ilmoituksen tekeminen onnistuu nimettömänä. First Whistle ei tallenna ilmoituksiin liittyvää metadataa eikä seuraa raportoijan IP-osoitetta. Jätettyään ilmoituksen nimetön ilmoittaja saa tunnuksen, jonka avulla hän voi palata asiaan ja kertoa lisätietoja, sekä vastata käsittelijöiden hänelle tekemiin kysymyksiin.
Ilmoitukset on aina tehtävä rehellisesti ja vilpittömässä mielessä.
Miten ilmoittaminen käytönnössä sujuu?
- Kirjaa itsellesi keskeiset seikat, jotka haluat ilmoittaa. Mitä on tapahtunut, milloin on tapahtunut ja mitä olet nähnyt. Erottele toisistaan se, mitä tiedät ja mitä arvelet.
- Etsi organisaation (työnantajasi tai muu organisaatio, jonka toiminnasta haluat ilmoittaa) verkkosivuilta kanavan osoite.
- Kopioi osoite selaimesi osoitekenttään ja siirry kanavaan.
- First Whistle auttaa sinua tekemään hyvän ilmoituksen. Lue ohjeet ja etene prosessin mukaisesti.
- Muista lopuksi ottaa talteen oma tunnisteesi, jonka avulla pääset antamaan lisätietoja, kysymään selvitystyön etenemisestä, sekä lukemaan sinulle osoitetut tarkentavat kysymykset.
- Ilmoituksen käsittelijät tulevat lähettämään sinulle viestejä First Whistlen sisällä. Muista palata kanavaan tunnuksesi avulla, jotta näet kysymykset ja muut kommentit, sekä pääset vastaamaan niihin.
- Kolmen kuukauden kuluttua ilmoituksestasi sinulla on oikeus kuulla, mihin tutkinta päätyi. Vaihtoehtoisesti sinulle on voitu kertoa, että tutkinta-aikaa on perustelluista syistä pidennetty.