Tänä syksynä, perjantaihin 17.12.2021 mennessä, on yli 250 henkeä työllistävillä organisaatioilla oltava kunnossa whistleblowing- eli ilmoituskanava. Myös kanavaan liittyvät prosessit on oltava tuolloin määriteltyinä ja henkilöstö EU-direktiivin mukaisesti koulutettuna.
Direktiivin ydin on whistleblowereiden eli ilmoittajien suojeleminen syrjinnältä ja kostotoimenpiteiltä. Suojelu koskee työsuhteessa olevien lisäksi mm. työnhakijoita, aikaisempia työntekijöitä ja alihankkijoita. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että myös ulkoisiin sidosryhmiin kuuluvien on voitava tehdä ilmoitus.
Tiedonsaanti on johdolle osa riskienhallintaa
Väärinkäytökset ovat osa organisaatioiden arkea ja niitä tapahtuu väistämättä. Whistleblowing-järjestelmä on keino saada riskejä paremmin haltuun ja varmistaa, että tieto tavoittaa oikeat ihmiset ja itse ongelmia päästään ratkomaan.
Mitä kannattaa ottaa huomioon whistleblowing-kanavan hankinnassa?
Selvää on, että kanavan on täytettävä whistleblowing-direktiivin lisäksi EU:n GDPR-vaatimukset. Ilmoituskanavan on myös oltava digipalvelulain edellyttämällä tavalla saavutettava. Samoin tietoturvallisuuden on ehdottomasti oltava kunnossa.
Näiden lisäksi on tärkeää punnita, miten helppokäyttöisen tai hankalan järjestelmän hankkii. Kanavan helppokäyttöisyys lisää toimintavarmuutta, mutta erityisesti se helpottaa uuden järjestelmän käyttöä ja käyttöönottoa. Onko järkevää kuormittaa henkilöstöä järjestelmäkoulutuksella? Tai mitä tapahtuu, jos ilmoituksen tullessa ensimmäiseksi onkin ryhdyttävä kaivamaan käyttöoppaita esille?
Tiedämme, että ilmoittajan stressitaso on korkealla sekä ilmoituksen teon yhteydessä että hänen odottaessa ilmoitukseensa vastausta. Parhaimmillaan kanava tukee ilmoittajaa psykologisesti niin, että ilmoittajan on helpompi sietää painetta.
Apua kanavan käyttöönottoaikataulun arviointiin
Omaa käyttöönottoaikataulua on hyvä jäsentää kansallisesta takarajasta taaksepäin. Anna oma aika-arviosi kuhunkin alla olevaan kysymykseen ja laske ne yhteen. Todennäköisesti on jo hoppu viedä asiaa eteenpäin.
- 17.12.2021 kanavan on oltava käytössä ja direktiivinmukainen ilmoittaminen mahdollistettu sekä sisäisille että ulkoisille sidosryhmille.
- Kuinka kauan kestää, että direktiivin edellyttämät prosessit on saatu määriteltyä?
- Kuinka kauan kestää, että henkilöstön direktiivinmukainen koulutus on organisoitu ja toteutettu?
- Kuinka kauan kestää, että kanava on saatu käyttöön?
- Kuinka kauan kestää, että hankinta on saatu maaliin?
- Käynnistä hankinnan suunnittelu ja toteutus – päivämäärä, johon päädyit edellisten kysymysten pohjalta. 🏁
Varaa tapaaminen kalenteristani. Autan mielelläni laittamaan asiat ketterästi kuntoon.
Voit myös tutustua Juuriharjan helppokäyttöiseen ja luotettavaan First Whistle -ilmoituskanavaan verkkosivullamme: https://www.juuriharja.fi/whistleblowing-ilmoituskanava-first-whistle
-Erika Heiskanen
Whistleblowing-asiantuntija, partneri
Miksi Juuriharja?
Meillä on pitkä kokemus monenlaisista organisaatioista. Autamme laittamaan asiat oikeasti kuntoon ja miettimään asioita hieman pidemmälle, jolloin arki sujuu ja vältytään käytännön ongelmilta. Kokemus tuo ketteryyttä.
