Whistleblower-asiat ovat agendalla, mutta aikaa toteutukseen ei löydy? Liikaa yksityiskohtia ja sekavaa informaatiota? Mitä nyt oikein pitää tehdä? Tai olla tekemättä? Yksityiskohtia kieltämättä riittää, mutta onneksi asia ei lopulta ole kovinkaan monimutkainen.
Aikataulusta
Toteutuksen kanssa on joko kiire, tai sitten aikaa on vielä. Lähtökohtaisesti aikatauluun vaikuttaa organisaation koko, mutta joillakin toimialoilla ilmoittamisen mahdollistaminen on pakollista organisaation koosta riippumatta. Yleiset EU-direktiivin antamat takarajat ovat:
- 250 henkeä tai enemmän työllistävät organisaatiot 17.12.2021 mennessä
- 50-249 henkeä työllistävät organisaatiot 17.12.2023 mennessä.
EU-maissa asia on edennyt eri tahtiin. Useissa maissa lainsäädäntö on jo kohdallaan, Suomessa asian kanssa ollaan EU-aikataulusta hieman myöhässä. Jos liiketoimintanne on kansainvälistä, on hyvä huomioida, että jossakin toimintamaassanne laki saattaa jo olla voimassa. Meiltä saa lisätietoa ajankohtaisesta tilanteesta.
Ilmoituskanavan ominaisuuksiin kohdistuu vaatimuksia, kuten ilmoittajan identiteetin vahva suojelu, mikä sulkee esim. sähköpostin ja intranetin pois vaihtoehdoista. Ilmoittajan kanssa on voitava kommunikoida, joten kanava ei voi olla pelkkä lomake, vaan tarvitaan työkalu eli järjestelmä, jonka kautta kommunikointi onnistuu niin, että tietoturvasta on samalla varmasti huolehdittu.
Työlistalla nyt
Kanavan lisäksi on kieltämättä pitkä lista asioita, jotka pitää hoitaa ajoissa kuntoon. Whistleblowing-asioista ja ilmoitusten vastaanottamisesta vastaava/t henkilö/t on nimettävä ja tarvittaessa koulutettava tutkimaan ilmoituksia ammattimaisesti. Myös henkilöstö on koulutettava oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan. Lisäksi ilmoittaminen on mahdollistettava organisaation verkkosivuilla. Ja tietosuoja-asioitakin on useita, jotka pitää tehdä ja niihin liittyviä dokumentteja päivittää.
Tämän kaiken ei tarvitse olla monimutkaista. Osana First Whistle -ilmoituskanavamme käyttöönottoprosessia, annamme listan asioista, jotka pitää hoitaa kuntoon. Ja jos siltä tuntuu, mielellämme myös autamme laittamaan ne kuntoon.
Tässä muutaman asiakkaamme näkemys yhteistyöstä kanssamme:
”Käyttöönotto on nyt suoritettu ja täytyy kyllä todeta, ettei mikään aikaisempi käyttöönotto ole mennyt yhtä kivuttomasti. Nyt sitten vain odotellaan, tuleeko yhtään tapausta käsiteltäväksi, toivottavasti ei.
Kiitokset!”
Janne Tikkanen, Tietohallintoasiantuntija, Lounea
”First Whistle on ollut meille erittäin helppo tapa täyttää EU-direktiivin vaatimukset. Käyttöönotto oli nopeaa ja vaivatonta.”
Martti Tokola, toimitusjohtaja, Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä
Mitä nyt kannattaa tehdä?
1. Varaa alta sinulle parhaiten sopiva aika kalenteristamme. Tapaamisessa käydään yhdessä läpi tilanteenne ja kaikki kysymyksenne. Lisäksi pääsette tutustumaan First Whistle -palveluumme ja kuulette, kuinka käyttöönotto tapahtuu.
2. Käynnistetään yhteistyö. Saatte meiltä ohjeet vaihe vaiheelta, miten mennään eteenpäin. Tarpeen mukaan autamme teitä tai voitte toimia itsenäisesti juuri sen mukaan, kuin itse näette hyväksi. Ja mieltä saa muuttaa myös kesken kaiken.
3. Lanseeraatte ilmoituskanavan verkkosivuillanne – ja kaikki on kunnossa.
Olen mielelläni apunanne.
- Erika Heiskanen, erika.heiskanen@juuriharja.fi
