Kehittämisinnostus valtaa aina toisinaan ja sitten haluat laittaa “hommat kuntoon”. Kun kerrankin on ehditty yhdessä arvioida kokonaisuutta, on tunnistettu useita kehittämistarpeita. Innostus on kova ja toiveikkuuttakin on ilmassa. Vihdoin saadaan ratkottua nämä ikihankaluudet ja työ sujuvoituu! Miten minä ja me saamme nämä hyvät ajatukset onnistumaan käytännössä?
Sitten projekti delegoidaan
Arjessa tuntuu aina olevan kiire, kun juoksevatkin hommat pitää hoitaa ja kehittämistä hoidetaan siinä samalla. Tällaisessa tilanteessa saatat huomata, ettet ehdi tulospaineiden vuoksi kunnolla ohjata strategisia projekteja ja delegoit niitä eteenpäin. Sovitaan, että projektin aikana pidetään palavereja ja sinun kaikki tukesi ja sparrausapusi on käytettävissä.
Rajoita keskeneräisen työn määrää
Projekti jää jalkoihin sekä projektin toteuttajilta että delegoineelta johtajalta. Kehittämisen fokuskin himmenee ja ryhdytään viilaamaan pilkkua, joka ei enää liity arvon tuottamiseen asiakkaalle millään tavoin.
Miten tämän tilanteen voisi taklata etukäteen? Mikä pelastaisi suosta jo ennakkoon?
Yksi viisaus voi piillä siinä, että “pötkylöi” projektit peräkkäisiksi rinnakkaisten sijaan. Se vähentää keskeneräisen työn määrää. Miksi se toimii paremmin? Kokeile itse jonglöörata 15 pallolla ja sitten kahdella tai kolmella pallolla. Kumpi sujuu helpommin?
Keskeneräisellä työllä on usein itseään työllistävä vaikutus, syntyy toissijaista työkuormaa. Pieni ajatusleikki: Jokin asia viipyy, sen perään lähetetään tilannekyselynä sähköposti, jakelu 5 henkeä. Viesti on lyhyt, lukemiseen menee vain minuutti. Sitten muutaman viestin verran päivitetään tilannetta ristiin ja rastiin, viestejä kirjoitetaan ja luetaan. Vai pari minuuttia sinne tänne. Kertaa 5 henkeä. Ei siihen ehkä mene kuin puolesta tunnista tuntiin yhteensä. Sen yhden kyselyn osalta, per henkilö. Kun moni projekti on kesken ja moni henkilö kyselee etenemisestä ja moni henkilö vastaa kyselyyn, yhteenlaskettuna työmääränä puhutaankin nopeasti jo viikoista per vuosi. Laittaa miettimään.
Kokeile näitä:
- Valitse enintään 3 kehittämisen kärkeä kerrallaan.
- Organisoi projektit seuraamaan toisiaan ja rajoita kesken olevan työn määrää.
- Ohjaa ja johda aktiivisesti.
- Varmista, että fokus pysyy arvon tuottamisessa asiakkaalle
Harjoittele lisää:
Lisää tuottavuuteen ja virtaavuuteen tähtääviä harjoituksia on julkaisussamme Lean - joka pomon opas tuottavuuteen ja hyvinvointiin.
