EU:n asettama takaraja kansalliselle nk. whistleblowing-lainsäädännölle ja ilmoittajansuojalle oli 17.12.2021. Kansalliset lait saatiin aikarajoissa voimaan useassa maassa, mutta vielä useammassa myöhästyttiin, kuten Suomessakin. Esitys laiksi saadaan Suomessa viikolla 38/2022.
Ilmoittajan suoja astuu voimaan, kun kansallinen laki astuu voimaan. Näin myös pienempien yritysten kohdalla. Mutta mitä se tarkoittaa käytännössä? Eikö 50-249 henkeä työllistävillä yrityksillä ole siirtymäaika vuoden 2023 joulukuuhun?
Onkin syytä erottaa toisistaan ilmoittajan suoja ja velvollisuus järjestää ilmoituskanava. Velvollisuus järjestää ilmoituskanava nauttii tuosta siirtymäajasta, mutta ilmoittajansuoja astuu voimaan, kun laki tulee voimaan.
Tämä vaikuttaa myös alle 50 henkeä työllistäviin yrityksiin. Kaikilla on oikeus raportoida väärinkäytöksistä ja saada ilmoittajan suojaa, kun ilmoittajansuojan edellytykset täyttyvät. Eli myös pienten yritysten henkilöstön jäsenet, alihankkijat, freelancerit jne. voivat tehdä ilmoituksen. Jos organisaatio ei ole järjestänyt kanavaa, ilmoittajalla on oikeus ilmoittaa suoraan kansalliseen ilmoituskanavaan ja organisaatio menettää oikeuden tutkia ilmoitusta sisäisesti kolmen kuukauden ajan.
Mitä voi tehdä ennakoiden jo nyt?
Ilmoittajansuojan ja ilmoituskanavan järjestämiseen liittyy useita hallinnollisia toimenpiteitä, kuten yt-menettely ja ilmoitusten käsittelyprosessin määrittely. Molemmat näistä on hyvä laittaa kuntoon nyt saman tien. Me Juuriharjassa olemme sitoutuneet siihen, että tarpeen mukaan muokkaamme First Whistle -ilmoituskanavaamme lain voimaan tullessa, joten meiltä voi hankkia myös kanavan huoletta jo nyt.
Tilauksen yhteydessä annamme muistilistan hoidettavista asioista ja autamme laittamaan kaiken tarvittavan kuntoon. Jos kaipaatte apua suunnitteluvaiheeseen, sekin onnistuu.
Arkistoidaanko ilmoitukset vai poistetaanko ne?
Yksi runsaasti keskustelua herättänyt kysymys on ilmoitusten arkistointi. Viime kesänä kommentoitavaksi saatu hallituksen ehdotus laiksi ilmoittajansuojasta ei sisältänyt aikarajaa sille, miten pitkään ilmoittaja voi ilmaista tulleensa kostotoimenpiteiden kohteeksi ilmoittamisensa vuoksi. Tämä johtaa siihen, että organisaation ei ole järkevää hävittää ilmoituksia ja niiden tutkintaan liittyvä dokumentaatiota, koska niitä voidaan tarvita todistusaineistona ennalta määräämättömän ajan kuluttua. Toivotaan, että tulevassa laissa tällainen aikaraja on.
Olemme kehittäneet First Whistlen yhteyteen arkistointimahdollisuuden, jonka avulla organisaatio saa omaan hallintaansa tapausten ja tutkintadokumentaation arkistoinnin, arkistosta palautuksen ja tapausten lopullisen poistamisen tietoturvallisessa ympäristössä. Näin voi ketterästi reagoida lain muutoksiin tulevaisuudessakin.
Mistä tietää, mistä asioista pitää ilmoittaa?
Ilmoituskanava on vahvasti osa organisaatiokulttuurin eettisyyden kehittämistä. Se on johdon työkalu, joka auttaa saamaan tietoa väärinkäytöksistä ja tunnistamaan esimerkiksi prosessien kehittämistarpeita. Moni asiakkaamme on tunnistanut tässä oivan mahdollisuuden vahvistaa organisaatiokulttuuriaan muutenkin. Nyt on hyvä kohta nostaa taas kerran esille arvojen merkitys arjessa, sekä eettisten periaatteiden eli Code of Conductin rooli ilmoittamistarpeen tunnistamisessa.
Eettiset periaatteet ovat hyvä ohjenuora ilmoituskynnykseksi. Jos raja ylitetään, asia on tärkeä nostaa esille. Ja jos ei puhumalla uskalla, ilmoitus- eli whistleblowing-kanava tulee avuksi.
Jos organisaation arvot ovat jääneet arjen ja kasvun tuoksinassa määrittelemättä, nyt on hyvä hetki tarttua asiaan. Samoin eettisten periaatteiden merkitys arjessa on suuri. Ne vaikuttavat vahvasti mm. siihen, miten eri johdon ja esihenkilörooleissa olevat henkilöt kuormittuvat työssään. Molemmat edellyttävät vahvaa henkilöstön osallistumista sisältöjen määrittelyyn. Tutkimustieto on selvää: pienen joukon määrittelemät arvot ja Code of Conduct itse asiassa rapauttavat kulttuuria, sen vahvistamisen sijaan.
Haluaisitko keskustella tarkemmin? Tai nähdä, miten First Whistle toimii käytännössä?
Olen mielelläni apunanne. Varaa aika kalenteristani, niin jatketaan tästä:
- Erika Heiskanen
