Väärinkäytösten ehkäisy on joidenkin organisaatioiden dna:ssa – toisia taas kiinnostaa vasta, kun vahinko on jo tapahtunut. Organisaation etu on tunnistaa mahdollisia riskejä ja ennaltaehkäistä niitä.
Tällainen toimintatapa säästää aikaa, rahaa ja energiaa tulipalojen hoitamiselta ja sammuttamiselta, sekä vahinkojen korjaamiselta. Joskus vahingot ovat niin laajoja, että ne rampauttavat liiketoiminnan pitkäksi aikaa ja pilaavat maineen vuosiksi.
Erilaisille väärinkäytöksille on monia syitä, joita on tärkeä tunnistaa etukäteen. Nopeasyklisen ja tiukasti tulosorientoituneen organisaation jäsenillä on monia tilaisuuksia ja mahdollisuuksia – insentiivejäkin – tavoitella omaa henkilökohtaista etuaan vastoin organisaation etua. Toisessa ääripäässä hieman paikoilleen pysähtyneessä organisaatiossa turhautunut energia voi purkautua väärinkäytöksinä.
Vahva tulosohjautuneisuus kasvattaa riskejä
Tiukan ja kunnianhimoisen tavoiteasetannan myötä henkilökohtaiset valinnat venyä ja joustaa yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi voivat johtaa tunteeseen, että on vain kohtuullista ottaa vähän ekstraetuja. Kovat tulospaineet voivat ohjata myös vääristelemään tuloksia tai hakemaan kauppaa lyhytnäköisin keinoin. Organisaatiokulttuurin ollessa hyvin vahvasti tulosohjautunut, arkiset toimintatavat voivat kehittyä riskialttiiksi. Jos samanaikaisesti keskustelukulttuuri ohjaa pitämään mölyt mahassa, pienistä “säädöistä” ei puhuta, ja riskikohtiin puuttumista pidetään näpertämisenä, on riskikerroin väärinkäytöksille korkea.
Ennaltaehkäisy on edullisinta ja tehokkainta, mutta aina se ei ole helppoa. Lisäksi joihinkin ihmisiin “ei pysty mikään”. Näistä syistä “vahinkoja” sattuu ja havaitaan erilaisia väärinkäytöksiä. On kuitenkin virhearvio ajatella, että ongelma on yksilön, että väärintekijä on “mätä omena”, kunhan hänet koulutetaan tai hänestä päästään eroon, kaikki on kunnossa.
Kannattaako ilmoittaa, kun itse tulee tietoiseksi laittomuuksista?
Monia pelottaa nostaa asioita esille oman uran vuoksi. Saako siitä itse potkut? Ja vielä lisäksi sellaisen maineen, että on hankala, eikä kukaan enää palkkaa? Moni on mm. näistä syistä valinnut kantaa salaisuutta mukanaan. Harvinaista ei ole sekään, että raportoijaa uhkaillaan ja painostetaan monin tavoin. Suomessa EU-direktiivin mukainen laki ilmoittajansuojasta suojaa väärinkäytöksen raportoijaa eli whistlebloweria. Lain tavoitteena on suojata ilmoittajaa painostus-, syrjintä- ja kostotoimenpiteiltä.
Salaisuudet ovat sellaisia, että niillä on taipumus tulla ennemmin tai myöhemmin esille ja julki. Mitä silloin tapahtuu henkilöille, jotka ovat tienneet väärinkäytöksistä, mutta eivät ole tehneet mitään? Tai ovat pahimmassa tapauksessa osallistuneet väärinkäytöksiin toteuttamalla annettuja, laittomia tehtäviä?
Organisaation hallitus ja johto harvoin kokee voivansa luottaa tällaisiin henkilöihin jatkossa. Puuttumatta jättämisellä tulee osoittaneeksi selkärangattomuuttaan haastavissa tilanteissa. Vaikka inhimillisesti pelko on ymmärrettävä ja tosi, seuraukset ovat kuitenkin usein karuja niille, jotka ovat osallistuneet salailuun.
Väärinkäytösten kokoluokka voi myös olla sellainen, että koko johto vaihtuu. Uusi johto arvioi tilannetta ulkopuolisen silmin, jolloin empatia painostuksen alla toiminutta kohtaan on yleensä vähäisempi.
Miten voi ilmoittaa väärinkäytöksestä niin, että pysyy itse anonyyminä?
Kanavia on monia. Parasta on, jos organisaatiossa on käytössä anonymiteetin turvaava, ulkoisen toimijan tarjoama sähköinen ilmoituskanava eli ns. whistleblowing-kanava. Ilmoituskanava on pakollinen organisaatioille, jotka työllistävät vähintään 50 henkeä. Myös moni pienempi organisaatio on jo ottanut käyttöön ilmoituskanavan. Toimiva ilmoituskanava on yksi organisaation riskienhallintakeinoista. Samalla sen avulla turvataan johdon tiedonsaantia ja mahdollistetaan parempi puuttuminen organisaatiota vahingoittaviin tapahtumiin.
Jos kunnollista ilmoituskanavaa ei ole, tarvitaan enemmän kekseliäisyyttä. Olemme vuosien varrella nähneet kaikenlaisia ratkaisuja, joista tässä muutama:
- laita lappu esim. HR-johtajan oven ali,
- laita lappu esim. HR-johtajan laukkuun,
- perusta uusi, anonyymi sähköpostitili ja lähetä sähköposti sieltä,
- hanki prepaid-liittymä ja lähetä tekstiviesti.
Moni on myös päätynyt siihen, että lähettää viestin/lapun samanaikaisesti useammalle henkilölle, jotta todennäköisyys tarttua väärinkäytöksiin nousee. Muista aina: älä koskaan tee tahallasi perusteetonta ilmoitusta kostaaksesi jollekin.
Mitä johdon kannattaa tehdä?
Nyt on loistava hetki varmistaa, että whistleblowing-kanava ja kaikki siihen liittyvä hallinto ovat kunnossa. Jos aiempaa kokemusta ja osaamista ei ole, on tarpeen myös kouluttaa ilmoitusten käsittelijät sekä henkilöstö oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan. Samalla kannattaa tarkistaa, missä kunnossa eettiset toimintaperiaatteet (Code of Conduct) ovat. Ovatko periaatteet edelleen ajan tasalla? Vastaako niiden henki sitä, mihin itsekin uskot? Milloin periaatteista on viimeksi keskusteltu yhdessä? Tukevatko ja helpottavatko periaatteet arjen johtamista?
Rakenna väärinkäytöksiä ehkäisevä eettinen toimintakulttuuri. Aloita tutustumalla suosittuun, maksuttomaan oppaaseemme tästä.
Whistleblowing-asiat kuntoon
Juuriharjan First Whistle on EU-direktiivin vaatimusten mukainen, helppokäyttöinen ja luotettava ilmoituskanava. Myös sen käyttöönotto sujuu ketterästi.
Varaa aika suoraan kalenteristamme, niin käydään yhdessä läpi lain keskeiset vaateet, itse ilmoituskanava, sekä tarvittavat muut toimenpiteet:
