First Whistle - zgodny z przepisami, bezpieczny i łatwy w użyciu system sygnalistów
Jak zgłosić nieprawidłowość?
Kanał zgłaszania nieprawidłowości jest obowiązkowy dla wszystkich organizacji zatrudniających co najmniej 50 pracowników.
Unijna dyrektywa, przyjęta jesienią 2019 roku, zobowiązuje wszystkie organizacje zatrudniające ponad 50 osób do zapewnienia kanału do zgłaszania nieprawidłowości zarówno dla pracowników, jak i różnych interesariuszy zewnętrznych.
Kanał do zgłaszania nieprawidłowości jest zatem obowiązkowy z mocy prawa. Celem przepisów jest ochrona osób zgłaszających nieprawidłowości.
Co oznacza sygnalizowanie nieprawidłowości?
Sygnalizowanie nieprawidłowości to ujawnienie przez członka organizacji (byłego lub obecnego) nielegalnych, niemoralnych lub nieprawidłowych działań, pozostających pod kontrolą pracodawcy, odpowiednim osobom lub organizacjom, które mogą podjąć działania.
Korzystając z kanału sygnalizowania nieprawidłowości First Whistle, wszyscy członkowie organizacji oraz liczni interesariusze zewnętrzni mogą zgłaszać podejrzenia nieprawidłowości.
First Whistle wspiera anonimowe zgłaszanie.
FIRST WHISTLE:
- Zgodny z wymogami ustawy o ochronie sygnalistów
- Bezpieczny, dostępny, niezawodny i łatwy w użyciu
- Zgodny z RODO
- Zaprojektowany w celu minimalizacji ryzyka ludzkiego:
- prosty i przejrzysty proces umożliwiający sygnaliście złożenie zgłoszenia
- automatyzacja i wsparcie dla menedżerów ds. zgłoszeń w celu zapobiegania błędom w zarządzaniu sprawami, np. zapobieganie usunięciu danych
Zawsze warto wyrazić swoje obawy
Z perspektywy czasu organizacji często łatwiej jest zidentyfikować ciąg zdarzeń, które doprowadziły do realizacji ryzyka etycznego.
Twoje zgłoszenie pomoże osobom odpowiedzialnym zostać zaalarmowanymi. Pierwszym krokiem powinno być omówienie sprawy. Jeśli jednak nie chcesz, aby było wiadomo, że to Ty zgłaszasz problem, skorzystanie z First Whistle to dobre rozwiązanie.
Kultura organizacyjna, sygnalizowanie nieprawidłowości i kodeks postępowania
Kulturę organizacyjną łatwiej kształtować, gdy trzeba wprowadzić jedynie drobne zmiany. Duża zmiana to duże wyzwanie. Dlatego często warto zająć się zjawiskami, zanim staną się poważnym problemem.
System sygnalizowania nieprawidłowości jest integralną częścią systemu GRC firmy oraz rozwoju etycznej kultury organizacyjnej.
Pomocne jest, gdy organizacja określiła kodeks postępowania. Zestaw zasad pomoże wyjaśnić, jakie działania i zachowania organizacja chce wzmacniać, a jakich unikać.
Co się stanie, jeśli zgłoszę się do niewłaściwego kanału?
Powinieneś sprawdzić wytyczne swojej organizacji dotyczące tego, co należy zgłaszać do poszczególnych kanałów. Często, na przykład, kwestie związane z zatrudnieniem warto omówić z działem HR, itp.
ANONIMOWE SYGNALIZOWANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI
Możesz złożyć zgłoszenie na wybranym przez siebie urządzeniu, łatwo i bezpiecznie. First Whistle można używać na urządzeniach mobilnych, tabletach oraz komputerach.
Możesz zgłosić nieprawidłowość anonimowo lub, jeśli wolisz, podać swoje dane kontaktowe. First Whistle nie przechowuje żadnych informacji o Tobie, chyba że je udostępnisz. Dotyczy to również identyfikatorów technicznych, takich jak adres IP.
Na końcu procesu zgłaszania otrzymasz osobisty kod, który umożliwi Ci powrót do First Whistle w celu sprawdzenia statusu zgłoszenia i udzielenia odpowiedzi na wszelkie pytania skierowane do Ciebie.
ANONIMOWA KOMUNIKACJA
Menedżerowie ds. spraw otrzymają powiadomienie na e-mail, gdy zostanie złożone nowe zgłoszenie, i będą mogli zapoznać się z Twoim raportem, jak tylko pozwoli im na to sytuacja w pracy. Mogą przesyłać Ci pytania za pośrednictwem First Whistle.
UWAGA:
First Whistle nie wysyła e-maili ani innych wiadomości do Ciebie. Musisz samodzielnie zalogować się do systemu, aby sprawdzić, czy są dla Ciebie jakieś wiadomości.
Nie jesteś pewien, co widziałeś, czy doszło do nieprawidłowości?
Celem ustawy jest wcześniejsze ujawnianie nieprawidłowości. Aby ułatwić zgłaszanie, sygnalistom gwarantowana jest silna ochrona przed dyskryminacją i wszelkimi działaniami odwetowymi. Ochrona dotyczy nie tylko pracowników, ale również kandydatów do pracy, byłych pracowników oraz podwykonawców, na przykład. Oznacza to, że bardzo szeroka grupa osób może zgłaszać nieprawidłowości bezpiecznie.
W życiu różne rzeczy się zdarzają. Nieustannie zbieramy informacje zmysłowe o naszym otoczeniu. Kiedy coś usłyszymy lub zobaczymy mimochodem, interpretujemy to i wyciągamy wnioski na podstawie naszych wcześniejszych doświadczeń. Możemy również zinterpretować to, co widzimy, jako coś podejrzanego i zgłosić to jako oznakę niewłaściwego postępowania. Może się okazać, że dobrze zauważyliśmy, ale może być też tak, że błędnie zinterpretowaliśmy sytuację. Tak czy inaczej, ważne jest, aby poruszyć ten temat, aby mógł zostać zbadany, a następnie spokojnie czekać na przebieg postępowania. W trakcie dochodzenia będziesz miał możliwość odpowiadania na pytania menedżerów ds. spraw za pośrednictwem First Whistle.
Nie powinieneś celowo składać bezpodstawnego zgłoszenia o niewłaściwym postępowaniu. Prawo wymaga, aby zgłoszenie było składane uczciwie i w dobrej wierze.
Co, jeśli ktoś zgłosi nieprawidłowości na mój temat?
Każdy członek organizacji może stać się przedmiotem zgłoszenia, co dla wielu jest powodem do niepokoju. Badania – oraz nasze doświadczenia to potwierdzają – sugerują, że bardzo niewiele zgłoszeń składanych jest z zamiarem wyrządzenia szkody. Zdarzają się błędne interpretacje sytuacji, które mogą prowadzić do złożenia fałszywego zgłoszenia, które następnie, po rzetelnym dochodzeniu, okazuje się bezpodstawne.
Kiedy zgłoszenie sygnalisty dotyczy Ciebie, ważne jest, aby przypomnieć sobie, że należy spokojnie poczekać na postęp dochodzenia.
Co mogę zrobić, aby się bronić?
Nie ingeruj ani nie próbuj wpływać na proces zarządzania sprawą w żaden sposób. W ramach dochodzenia będziesz miał możliwość przedstawienia swojej perspektywy i wiedzy.
Co, jeśli ktoś chce zgłosić mnie z zamiarem wyrządzenia szkody? Jeśli zaczynasz podejrzewać lub wiesz, że ktoś zgłosił nieprawidłowości na Twój temat, nawet z zamiarem zaszkodzenia Ci, najlepiej spokojnie poczekać. Upewnij się, że nie ingerujesz ani nie wpływasz w żaden sposób na dochodzenie. Bądź również ostrożny, aby nie stać się negatywnie nastawionym do kogoś, ponieważ uważasz, że to ta osoba Cię zgłosiła. Nie wywieraj presji na (rzekomego) sygnalistę, aby wycofał swoje zgłoszenie. Zgłoszenie może okazać się bezpodstawne, ale wspomniane powyżej działania z Twojej strony w związku z postępowaniem byłyby nielegalne.
Najlepszą obroną jest zapobieganie. Przestrzegaj przepisów prawa oraz kodeksu postępowania swojego pracodawcy.
“Najlepszą obroną jest zapobieganie. Przestrzegaj przepisów prawa oraz kodeksu postępowania swojego pracodawcy."
Zastanawiasz się nad zgłoszeniem nieprawidłowości?
Świat wokół nas zmienia się szybciej niż kiedykolwiek, a na horyzoncie pojawiają się nowe zagrożenia. Rozwiązywanie problemów proaktywnie jest łatwiejsze i bardziej opłacalne niż reagowanie po fakcie. Dlatego warto zgłaszać sprawy wcześnie i z wyczuciem.
Czy próbowałeś najpierw poruszyć ten temat? Zgłoszenie problemu często przyspiesza postępowanie, ponieważ sprawy mogą być omawiane bezpośrednio. Jeśli uważasz, że wiąże się to z zbyt dużym ryzykiem, kanał sygnalizowania nieprawidłowości jest dobrym rozwiązaniem.
Za pośrednictwem kanału sygnalizowania nieprawidłowości First Whistle możesz zgłaszać anonimowo. First Whistle nie przechowuje metadanych związanych z sygnalizowaniem nieprawidłowości i nie śledzi adresu IP sygnalisty. Po anonimowym zgłoszeniu, sygnalista otrzyma identyfikator, który pozwoli mu wrócić i dostarczyć dodatkowe informacje, a także odpowiedzieć na pytania menedżerów ds. spraw.
Zgłoszenia muszą zawsze być składane uczciwie i w dobrej wierze.
Jak to zrobić, krok po kroku
- Zapisz kluczowe fakty, które chcesz zgłosić. Co się wydarzyło, kiedy to się stało i co widziałeś. Rozróżnij to, co wiesz, od tego, co myślisz.
- Znajdź adres (URL) kanału na stronie internetowej organizacji (Twojego pracodawcy lub innej organizacji, którą chcesz zgłosić).
- Skopiuj adres do pola adresowego swojej przeglądarki i przejdź do kanału.
- First Whistle poprowadzi Cię, aby złożyć dobre zgłoszenie. Przeczytaj instrukcje i postępuj zgodnie z procesem.
- Na koniec upewnij się, że zapiszesz swój osobisty kod, który pozwoli Ci dostarczyć dodatkowe informacje, zadawać pytania dotyczące postępu dochodzenia oraz przeczytać pytania uzupełniające skierowane do Ciebie.
- Otrzymasz wiadomości od osób badających zgłoszenie wewnątrz systemu First Whistle. Pamiętaj, aby zalogować się ponownie, używając swojego kodu, aby przeglądać i odpowiadać na pytania oraz inne komentarze.
- Trzy miesiące po zgłoszeniu masz prawo poznać wynik dochodzenia. Alternatywnie, możesz zostać poinformowany o przedłużeniu okresu dochodzenia z uzasadnionych powodów.