2 kwietnia 2024 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o ochronie sygnalistów, przedłożony przez minister Agnieszkę Dziemianowicz-Bąk. Przepisy te mają na celu ochronę sygnalistów w kontekście zawodowym i są zgodne z dyrektywą UE, którą poprzednia administracja opóźniała o ponad dwa lata, ryzykując kary finansowe dla państwa.
Ponieważ ustawa o sygnalistach staje się obowiązkowa, wokół jej stosowania narosło wiele plotek i nieporozumień. Poniżej przedstawiamy siedem kluczowych faktów na temat kanału do zgłaszania nieprawidłowości, który wkrótce stanie się obowiązkowy.
Kanał do zgłaszania nieprawidłowości stanie się obowiązkowy
Dyrektywa UE, przyjęta jesienią 2019 roku, nakłada na wszystkie organizacje zatrudniające co najmniej 50 osób obowiązek posiadania kanału do zgłaszania nieprawidłowości. Dyrektywa ta w pełni weszła w życie 1 stycznia 2023 roku.
Polska napotkała opóźnienia we wdrażaniu przepisów krajowych, ale wkrótce będzie wymagać zarówno od organizacji publicznych, jak i prywatnych zatrudniających co najmniej 50 pracowników, ustanowienia wewnętrznego kanału do zgłaszania nieprawidłowości.
Czy nasz stary kanał informacji zwrotnej jest wystarczający?
Tożsamość sygnalisty musi być rygorystycznie chroniona, czego nie zapewniają tradycyjne kanały poczty elektronicznej i intranetu. Głównym celem dyrektywy jest ochrona sygnalistów przed dyskryminacją i odwetem, rozszerzając ochronę na pracowników, kandydatów do pracy, byłych pracowników i podwykonawców. W związku z tym zgłaszanie nieprawidłowości musi być dostępne dla szerokiego grona interesariuszy zewnętrznych.
Organizacje muszą również brać pod uwagę swoją reputację jako pracodawcy. Wdrożenie solidnych i bezpiecznych kanałów do zgłaszania nieprawidłowości. świadczy o zaangażowaniu we właściwe postępowanie i ochronę bezpieczeństwa danych, co ma kluczowe znaczenie dla utrzymania zaufania wśród obecnych i przyszłych pracowników.
Właściwe rejestrowanie i bezpieczne przechowywanie raportów dotyczących zgłaszania nieprawidłowości i powiązanej dokumentacji ma zasadnicze znaczenie, zwłaszcza w przypadku działań prawnych lub dalszych dochodzeń. Dostęp do tych materiałów musi być ściśle regulowany.
Strach przed utonięciem w zgłoszeniach
Chociaż istnieje obawa, że zostaniemy zasypani zgłoszeniami, statystyki pokazują, że jest to mało prawdopodobne. Średnio na 100 pracowników przypada około 0,5 zgłoszenia rocznie. W przypadku organizacji zatrudniającej 1000 pracowników przekłada się to na około pięć zgłoszeń rocznie, czyli mniej niż jedno zgłoszenie co dwa miesiące.
Mniejsze organizacje mogą odnotowywać około 0,8 zgłoszenia na 100 pracowników rocznie, czyli nieco więcej proporcjonalnie. Niezależnie od wielkości, organizacje nadal narażone są na ryzyko wypadków i niewłaściwego postępowania w kluczowych funkcjach.
Zgłaszanie nieprawidłowości może znacznie złagodzić szkody finansowe. W raporcie ACFE dla Narodów Zjednoczonych z 2024 roku stwierdzono, że mediana strat na przypadek oszustwa zawodowego wynosi 100 000 USD, a średnia strata przekracza 1,5 mln USD. Wskazówki sygnalistów stanowią 43% wykrytych oszustw, co podkreśla ich istotną rolę. Organizacje są również narażone na opłaty prawne, grzywny regulacyjne i utratę reputacji, co może zmniejszyć zaufanie klientów i przychody.
Obawy dotyczące nękania poprzez zgłaszanie nieprawidłowości
Chociaż istnieje potencjał do nadużyć, dane wskazują, że złośliwe raporty są rzadkie. Właściwe przygotowanie obejmuje zapewnienie, że dochodzenia są prowadzone profesjonalnie, a procesy chronią zarówno interesy organizacji, jak i osób, które mogą zostać fałszywie oskarżone.
Osoby zgłaszające nieprawidłowości w złej wierze nie otrzymają ochrony i mogą podlegać karom. Środek ten ma na celu zapobieganie niewłaściwemu wykorzystywaniu systemu zgłaszania nieprawidłowości przy jednoczesnym zapewnieniu, że uczciwi sygnaliści nie będą zniechęcani. Dyrektywa zawiera przepisy dotyczące karania złośliwych zgłoszeń, aby zachować równowagę między zniechęcaniem do fałszywych zgłoszeń a zachęcaniem do prawdziwych zgłoszeń. Istotne jest, aby uzasadnione zgłoszenia nie były zniechęcane obawą przed odwetem, ponieważ zaszkodziłoby to organizacji, pozwalając na niezgłaszanie niewłaściwego postępowania.
Nie trzeba kupować wszystkich usług
Zbudowanie zgodnego z przepisami kanału do zgłaszania nieprawidłowości we własnym zakresie jest trudne i często nieopłacalne. Wymaga to:
- Odpowiedzialności za monitorowanie przepisów i utrzymywanie zasobów.
- Zapewnienia ochrony danych, aktualizacji zabezpieczeń i środków zapobiegających atakom, które są kosztowne i wymagają specjalistycznej wiedzy.
- Ograniczenie dostępu do incydentów do wyznaczonych osób.
- Zarządzania zgodnością z archiwizacją i zarządzaniem dostępem.
- Zaprojektowanie kanału, który zapobiega nadużyciom i spełnia standardy regulacyjne.
Organizacje mogą skorzystać z zewnętrznej wiedzy specjalistycznej w zakresie zarządzania sprawami, komunikacji i dochodzeń. Zespoły wewnętrzne powinny być jednak przygotowane do stopniowej obsługi procesu, zrozumienia zgłaszanych kwestii i prowadzenia dochodzeń w sprawie niewłaściwego postępowania.
Szkolenie personelu ma kluczowe znaczenie
Pracownicy muszą zostać przeszkoleni w zakresie ochrony sygnalistów, ich praw i obowiązków wynikających z dyrektywy oraz praktycznych aspektów zgłaszania nieprawidłowości. Niezbędne jest wyjaśnienie, które zgłoszenia trafiają do których kanałów i nakreślenie procesu dochodzenia. Zachęcanie pracowników do zgłaszania nieprawidłowości jest zawsze korzystne. Wprowadzenie kanału do zgłaszania nieprawidłowości powinno obejmować przegląd kluczowych punktów prawa.
Prostota jest kluczowa
Rzeczywiście, prostota ma kluczowe znaczenie. Prawo zachęca do stosowania prostych procedur wewnętrznego zgłaszania nieprawidłowości. Podkreśla znaczenie jasnych, dostępnych procesów, które są łatwe do zrozumienia i stosowania przez pracowników. Należy unikać nadmiernego komplikowania procesów.
W razie jakichkolwiek pytań zachęcam do kontaktu. Chętnie Państwu pomogę lub umówię się na spotkanie.
- Erika Heiskanen, dyrektor zarządzający, partner
