Jälkikäteen organisaation on usein helppo tunnistaa tapahtumaketju, joka johti eettisen riskin toteutumiseen sekä ne hukatut mahdollisuudet, jolloin suunnan olisi vielä voinut kääntää. Etukäteen nuo hetket tuntuivat vähemmän tärkeiltä tai uskottiin, että aikaa tilanteen korjaamiseen olisi riittävästi. Silloin, kun ei ole selkeää viestiä tai tietoa väärinkäytöksistä, ei välttämättä synny riittävää impulssia reagoida ja laittaa asioita kuntoon.
Mikä on organisaation intressi?
Toimiva whistleblowing-kanava ja -prosessit ovat tässä mielessä organisaatiolle kuin tsunamivaroitusjärjestelmä. Ne auttavat mahdollisimman varhaisessa vaiheessa havahtumaan ja pääsemään kiinni väärinkäytöksiin.
Whistleblowing-kanavan käyttöönotto on siis vahvasti yrityksen intressissä. Epäeettinen tai laiton toiminta voi aiheuttaa mittavaa vahinkoa sekä suoraan että välillisesti (maineriski). Etupainotteinen reagointi estää tilannetta paisumasta suurempiin mittasuhteisiin. ACFE:n (Association of Certified Fraud Examiners) vuoden 2018 Global study on occupational fraud and abuse -raportin mukaan väärinkäytös tai muu rikkomus havaitaan tyypillisimmin (40%) juuri ilmoituksen perusteella.
Viestintä ja viesti
Ilmoittaja empii yleensä ilmoittamista pitkään. Häntä pelottaa, mitä ilmoittamisesta hänelle seuraa. Usein ilmoittaja myös kyseenalaistaa omat havaintonsa: "Näinköhän minä nyt todella, mitä luulen nähneeni?" On tärkeää vahvistaa puheeksi ottamisen kulttuuria. Erityisen tärkeää on myös huolehtia, että kaikki kanavaan liittyvä viestintä – sanavalintoja myöten on neutraalia – eikä esimerkiksi puhuta ilmiantokanavasta.
Osaaminen ja tarttuminen
On hyvä tunnistaa, että prosessin sekä ilmoitusten käsittelijöiden ammattimaisuus ovat myös vahvasti osa viestiä kanavan merkityksestä ja roolista puhuttaessa. Luottamusta herättävä kanava ja käsittelyprosessi tukevat ja rohkaisevat ilmoittajaa. Herkkä tarttuminen ja ilmoitusten todesta ottaminen ovat osa ammattitaitoa.
Jos ilmoitus tulkitaan ensi vaiheessa aiheelliseksi, tutkinta käynnistyy ja ilmoituksen mahdollinen aiheettomuus tulee tutkinnan edetessä esille. Jos taas ilmoitus tulkitaan aiheettomaksi, tutkinta ei käynnisty, eikä näin ollen virheellinen ensitulkinta tule korjatuksi tarkemman tarkastelun myötä. Tästä syystä johdon tulisi kannustaa käsittelijöitä varmistamaan, että ilmoitukset käsitellään aina vakavasti, vaikka ne eivät ensi katsomalla aiheellisilta vaikuttaisikaan.
Whistleblowing-kanava on johdon tuki
Mitä varhaisemmassa vaiheessa väärinkäytös, vahinko tai ajattelematon toiminta nousee johdon tietoisuuteen ja tilanne päästään korjaamaan, sitä pienemmäksi vahingot lopulta jäävät. Ja sitä todennäköisemmin vältytään myös julkisuuden valokeilaan joutumiselta.
Ilmoituskanavaa ei siis kannata lähestyä hallinnollisena pakkona, sillä se voi oikein implementoituna tukea merkittävästi organisaatiosi riskienhallintaprosesseja ja auttaa säästämään sekä aikaa, hermoja että rahaa.
Voit varata tapaamisen suoraan kalenteristani sinulle parhaiten sopivaan aikaan. Vastaan mielelläni mahdollisiin kysymyksiisi ja kerron halutessasi lisää myös prosessin määrittelystä, sekä ilmoitusten käsittelijöiden koulutuksesta.
- Erika Heiskanen
partner, whistleblowing-asiantuntija
