Osallistavan strategiapäivityksen toteuttaminen sujui kuin tanssi. Miten se tehtiin? Koulutuskeskus Salpaus avaa tarinansa.
Koulutuskeskus Salpaus on Suomen suurimpia monialaisen ammatillisen koulutuksen järjestäjiä. Vuoden aikana Salpauksessa opiskelee noin 14 000 aikuista ja nuorta. Opettajia ja muuta henkilöstöä on noin 600. Niin opiskelijoita kuin henkilökuntaakin kannustetaan toimimaan arvojen mukaisesti rohkeaan oppimiseen, tekemisen iloon ja reiluun asenteeseen.
Samoihin arvoihin perustuen Salpauksen hallitus päätti vuoden 2019 kesäkuussa tehdä strategiatyötä rohkeasti. Uuden strategian sijasta päätettiin päivittää olemassa oleva, jonka valinnat tunnistettiin ytimiltään edelleen kestäviksi. Avuksi pyydettiin Juuriharja, joka oli tuttu jo aiemmista onnistuneista projekteista.
Miten uudistutaan ilman muutosta
Organisaatio oli kokenut isoja muutoksia. Siksi oli tärkeätä, että kokonaisuus pidettiin kasassa ja fokus strategian päivittämisessä, ei muuttamisessa.
Juuriharjan tuki auttoi kokonaisuuden jäsentämisessä ja varmisti fokuksen säilymisen läpi koko prosessin. Se on ollut korvaamaton apu. Pystyimme tekemään päivityksen ja kuitenkin myös uudistuimme.
Työskentely käynnistettiin yhteisellä suunnittelulla. Näin koko johtoryhmä sitoutui prosessiin ja kaikki näkökulmat tuli huomioitua. Jo siinä kohtaa opittiin uutta.
Kaikkein suurin oppi oli kuitenkin se, että koko esimieskunta arvioi edellistä strategiakautta onnistumisten kautta. Se oli merkittävä oivallus meille ja sai kaikki innostumaan strategiasta. Ja näkemään, miten paljon olimme saaneet aikaan. Aiomme hyödyntää tätä jatkossa muussakin tekemisessä.
Strategiaprosessin hybridimalli
Prosessi suunniteltiin niin, että osa työskentelystä voitiin toteuttaa ajasta ja paikasta riippumattomasti, osa etänä niin, että työskenneltiin aikaan sidotusti ja dokumentoitiin virtuaalisesti ja osa työpajoista kasvokkain.
Juuriharja auttoi meitä valitsemaan sopivat työkalut ja hyödyntämään niitä läpi prosessin. Ne olivat niin helppokäyttöisiä, että olimme nopeasti itsenäisiä ja laadimme prosesseja työskentelyalustalle.
Siinä kohtaa, kun kaikki työskentely piti muuttaa etätyöskentelyksi, hyppy oli lopulta aika pieni.
Itse prosessiin muutos ei vaikuttanut millään tavoin. Ehkä jopa terävöitti työskentelyä. Ja kun Erika fasilitoi tottuneesti, ei tarvinnut murehtia mistään käytännön asioista.
Etätyöskentely saattoi jopa napakoittaa työskentelyä. Haahuilu ja asioiden jauhaminen jäi pois ja opittiin kiteyttämään ja olemaan läsnä oikeasti. Päätöksentekoa uskallettiin nopeuttaa, eikä se heikentänyt lopputulosta millään tavalla.
Pohdittavaa riitti silti. Vaikka osa prosessista oli koko ajan virtuaalista, kriittisimpien ja erityisesti isojen, koko esimieskuntaa osallistavien työpajojen toteuttaminen mietitytti. Ne sujuivat kuitenkin suorastaan kevyen tuntuisesti.
Pakko sanoa näistä käytetyistä työkaluista ja menetelmistä isojen joukkojen osallistamiseen, että onhan se ollut todella ketterää. Prosessi on kehittänyt meidän työskentelytapojamme muutenkin, sekä lisännyt ymmärrystä tekniikan käyttämisestä johtamiseen ja kehittämiseen. Olemme saaneet toiminnallista konsultaatiota tässä samalla vähän kuin bonuksena.
Mikä auttoi onnistumaan?
Etenkin työskentelymalli. Juuriharja jäsensi prosessin ammattimaisesti, vei sitä eteenpäin ja ohjasi ryhmää niin, että keskityttiin onnistumisiin. Samoin työkalut ja se, että tekniikka oli hallussa.
Sen lisäksi, että tulos oli hyvä, tämä kehittää meidän organisaatiota työtavoiltaan ja tekemiseltä. Tästä voidaan ottaa oppia moneen muuhunkin asiaan ja vakiinnuttaa käytännöiksi.
Erika ohjasi prosessia niin, että osallistujille jäsentyi erilaisia näkymiä tavoitetiloista ja niiden elementeistä. Näin saatiin innostavasti kiinni sekä keinoista, tavoitteista että mittareista. Lisäksi yhteiskunnallisen tehtävän merkityksen ei annettu hukkua missään vaiheessa. Se muistutti Salpauksen työn merkityksellisyydestä ja ohjasi strategianmuodostusta.
Onnistumiseen keskittyminen läpi prosessin toi meille energiaa ja muutti jopa arjen tunnelmaa. Olemassa olevien vahvuuksien hyödyntäminen ja brändin vahva mukana pitäminen prosessissa avautui vähitellen. Kovat faktat ja talouden näkökulmat olivat mukana, mutta ne eivät jyränneet.
Mitä tehtäisiin nykytiedolla toisin?
Jos nyt saisi valita uudelleen, osallistettaisiin vielä vahvemmin ihmisiä heti prosessin suunnittelu- ja työstämisvaiheessa. Silloin isommalla joukolla olisi vahvempi tuntuma aineistoihin. Se syventäisi ymmärrystä seuraavasta vaiheesta ja antaisi pohjaa jatkotyöstöön. Ulkoisten sidosryhmien osallistamista mietittäisiin myös uudelleen. Suppeammalla kyselyllä olisi ehkä mahdollista saada syvempää ymmärrystä.
Muuten ei mitään! Ei edes yksityiskohdissa. Ajankäyttökin oli osuvaa. Prosessi eteni jäntevästi, mutta myös kypsymiselle jäi aikaa. Näin tärkeää asiaa ei pidä pusertaa liian nopeasti.
Erika piti ryhmän ruodussa ja oikaisi oikeaan suuntaan. Huumoriakin opittiin ymmärtämään ja rakentui luottamus siihen, ettei tarvitse esittää mitään, vaan voi oikeasti olla sellainen kuin on ja sanoa mitä ajattelee. Se mahdollisti aidon dialogin eri tilanteissa. Annettiin tilaa myös pienille, yksilöille tärkeille yksityiskohdille, vaikka fokus pidettiinkin isossa kuvassa. Ihmiset tunsivat tulleensa kuulluiksi.
Vaikka kaikki meni hyvin, oli usko hetkellisesti koetuksellakin. Kun tavoitellaan jo tiivistystä, mutta keskustelijat haluavat aina vain lisää yksityiskohtia, tarvittiin Juuriharjan ohjausta. Sekä työskentelyssä että suunnittelussa.
Miten strategia saadaan arkeen?
Strategia, toimintasuunnitelma ja budjetti ovat valmiit. Vielä on täydennettävä työryhmiä, jotka vievät kehitysohjelmia eteenpäin. Rakenteiden osalta ollaan luottavaisia. Tärkeintä on, että esihenkilöt saavat jatkuvasti tukea tehdä jokaisen arkisen valinnan niin, että se tukee strategiaa.
On tärkeää, että keskitytään arjen tekemiseen ja toimintoihin, että strategia todella toteutuu, eikä irtaudu todellisuudesta. Ettei kehittämisen valu jargoniksi vaan tuloksia syntyy. Viime kädessä strategia toteutetaan yksiköissä, jokaisen arjessa ja työpöydällä.
Liian helposti kuvitellaan, että strategia ja sen kuvauksen pitää olla jotenkin hienoa ja monimutkaista. Nyt meillä on fokus siinä, että kun arjessa tehdään oikeita asioita, strategia toteutuu.
Lopputulos
Parempi kuin osattiin odottaa. Strategiasta ajatellaan helposti, että se on kuiva, mutta tämä on innostava ja sen tekeminen on ollut mukavaa. Ja prosessin ”sivutuotteena” ymmärrettiin taas, miten hyvä porukka on!
Välillä on pitänyt vähän pingertääkin, mutta se on ollut mukavaa pingertämistä. Hyvin tyytyväinen koko prosessin onnistumiseen. Lopputulos on älyttömän hyvä.
Kaikki tavoitteet on saavutettu: päivitys, sekä sen oheistavoitteet: käytännönläheinen ja perustehtävään keskittyvä.
Blogiin haastateltiin Salpauksesta Martti Tokolaa (toimitusjohtaja), Päivi Saarelaista (rehtori), sekä Jarmo Krögeriä (Henkilöstö- ja kehittämisjohtaja)
