Uusi opetussuunnitelma haastoi Otavan Oppimisen palvelut-liiketoimintayksikön tuotannon. Kaikki oppimateriaalit uudistettiin ja ne piti saada valmiiksi sekä painettuna että digitaalisena ennen koulujen alkua, eli juuri silloin kun tyypillisesti vietetään rauhallista kesälomakautta.
Oppimisen palvelut- liiketoimintayksikköä johtaa Teuvo Sankila, jonka mukaan tässä uudessa ja haastavassa tilanteessa keskeisintä oli saada aikataulun hallinta omiin käsiin. Piti löytää yhtä tehokkaita malleja digitaalisen oppimismateriaalin tuotannon ajankäytön ennustamiseen ja aikataulun hallintaan, kuin jo olemassaolevien painettujen materiaalien tuottamisen vaiheisiin.
Kohti sujuvampaa ja ennustettavampaa tuotantoa
Juuriharjaajat keskittyivät erityisesti tuotannon tiimin toimituspäälliköihin, koska aktiivinen aikatauluseuranta kuuluu heidän työnkuvaansa. Prosessia jäsennettiin yhdessä tuotannonohjauksen kanssa mm. leanin tarjoamien mahdollisuuksien avulla.
Uusi työtapa oli ratkaisukeskeinen ja vastuutti tiimit. Sen tarkoitus oli myös yllättää työntekijät, sillä vaikka uskomme tekevämme työmme tehokkaimmalla mahdollisella tavalla, on useimmiten mahdollista löytää vieläkin fiksumpia tapoja.
”Fasilitaattorin rooli on nähdä mihin keskustelu on menossa, ohjata sitä ja katkaista rönsyt, jotka eivät ole olennaisia etenemisen kannalta vielä tai lainkaan.”
Työpajoissa etsittiin sujuvinta kuviteltavissa olevaa prosessia, sen ydinosia arvonluonnin näkökulmasta, työn katkottoman virtauksen esteitä ja pullonkauloja sekä mahdollisuuksia määritellä organisoituminen ja prosessit uudelleen. Sankilan mukaan parhaimpia oivalluksia olivat ne, joissa ihmiset havahtuivat näkemään oman työnsä vaikutuksen tuotantoprosessin kokonaisuuteen: "Hyvin usein mietitään, mitä muut voisivat tehdä, jotta onnistuisimme. Tiiviisti yhdessä työskentelevän ryhmän on kuitenkin hyvä ajatella, miten jokainen voisi itse toimia siten, että se vaikuttaisi sekä kokonaisuuteen että muiden työhön."
Tuloksena parempi malli ennakoimiseen ja ajankäyttöön
Yhteisen kehittämisen kautta syntyi kokeiluun kehitysversio uudesta, sujuvammasta ja ennustettavammasta tuotantoprosessista. Sankilan mukaan Juuriharjauksen aikaansaama muutos näkyy etenkin henkilöstön ajattelussa. Yhä useammin ymmärretään kysyä mitä meidän tulisi tehdä nyt, jotta saamme asiat eteenpäin.
Uusia työtapoja ei voi ottaa käyttöön ilman selvityksiä, ymmärrystä, orientoitumista ja varautumista. Nämä kaikki ovat helpottuneet uuden mallin myötä. Tiedetään, minkä asioiden tulee toteutua entistä aikaisemmin, jotta päästään maaliin aikataulussa. Tärkeintä on, että opimme ennakoimaan mahdolliset muutokset ja resursoimaan paremmin silloin, kun ei ole vielä tulipalokiire. Kun lukion opetussuunnitelma pian taas uudistetaan, Oppimisen palvelut -yksikkö on valmiina!
Videolla Teuvo Sankila puhuu positiivisen asenteen merkityksestä aikaansaamiseen.
Juuriharjaamisen keskeiset opit sujuvampaan ja ennustettavampaan yksiköntuotannon tulevaisuuteen:
- Sujuvuuden edellytyksenä tiedon avoin kulku
- Priorisointi- ja ratkaisukeskeinen keskustelu: keskitytään asioihin, ei syyllisten etsimiseen
- Työn tehokas rytmitys ulkopuolisen fasilitaattorin avulla
- Tiimin sisäisen luottamuksen kohotus yhteisiä ongelmanratkaisutaitoja kehittämällä
- Järkevä ja suunniteltu tehtäväkohtainen ajankäyttö lisäämään tuottavuutta
- Henkilöstön hyvinvoinnin tukeminen ja ennakointi
”Kun pidetään ihmisistä huolta, on helpompi käsitellä myös haasteellisempia asioita”
Teuvo Sankila korostaa työhyvinvointia, sillä työn tekeminen on nykyään hyvin hektistä. Hyvinvoivat ihmiset ovat tuottavampia ja hyvällä tuulella saadaan enemmän aikaiseksi. Johtajien tulee mahdollistaa tämä panostamalla malleihin, jotka vaikuttavat hyvinvointiin.
Otava Oppimisen palvelut tuottaa koulun arkea helpottavia palvelukokonaisuuksia yhdessä rehtorin ja opettajien kanssa. Ketterät ja innovatiiviset ratkaisut tukevat kouluja johtamisen, osaamisen ja teknologian haasteissa.
