Ostimme toimistolle uuden nitojan, koska laki velvoittaa. Nitojalla on nidottava juuri tietyt paperit yhteen, näin laki sanoo. Tällaisia papereita meillä on vähän ja harvoin, harmittaa koko asia. Mutta nitoja on hankittu ja se on nyt laitettu kaappiin ja perimmäisen huoneen viimeiseen nurkkaan. Haetaan se sieltä sitten, jos joskus on tarpeen.
Kuulostaako tutulta?
Vai miten sinä toimisit, jos teille ostettaisiin toimistolle, työmaalle tai vaikka kotiin uusi työkalu? Olisiko hyvä varmistaa, että sitä käytetään mahdollisimman vähän? Kulut ovat syntyneet, joten olisiko parasta, että sijoitetusta pääomasta saataisiin mahdollisimman pieni hyöty? Vai mietittäisiinkö sittenkin, miten hyötyä saataisiin mahdollisimman paljon?
Kanava on tarpeeton, koska meillä ei ole väärinkäytöksiä
Monessa organisaatiossa uskotaan, että omassa talossa väärinkäytöksiä ei ole. Tämä on sinänsä hyvä ja jaksamistakin tukeva yleisinhimillinen positiivinen vääristymä, joka suojelee omaa hyvinvointia. Tämä vääristymä näkyy myös siinä, miten emme usko itse tulevamme ryöstetyksi, joutuvamme liikenneonnettomuuteen tai tulevamme pahoinpidellyksi. Tai, miten uskomme melkein kaikki olevamme keskimääräistä parempia kuskeja. Tästä vääristymästä ei siis pidä ruoskia itseään, mutta on hyvä tiedostaa sen olemassaolo, jotta voi kuitenkin asianmukaisesti varautua myös pahimpaan eli tunnistaa ja ennaltaehkäistä eri kokoisia riskejä, sekä realistisesti arvioida niiden todennäköisyydet.
Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) tekee vuosittain laajan, 133 maata kattavan tutkimuksen työympäristössä esille tulevista petoksista ja muista väärinkäytöksistä. Vuoden 2023 tuloksista käy ilmi, että tyypillisimmät väärinkäytökset sekä alle että yli sadan hengen organisaatioissa ovat erilaiseen korruptioon sekä laskutukseen kytkeytyvät väärinkäytökset. Pienissä (sekä henkilöstön määrä että liikevaihto) organisaatioissa syntyi suurimpia vahinkoja. Samalla pienimmissä organisaatioissa oli vähiten työkaluja ja käytäntöjä väärinkäytösten ehkäisyyn.
Petoksista syntyneet vahingot olivat keskimäärin kaksinkertaiset niissä organisaatioissa, joissa ilmoituskanavaa ei ollut verrattuna organisaatioihin, joilla oli toimiva kanava käytössä. Keskimääräinen vahinko oli n. 7700 € kuukaudessa ja keskimäärin kesti 12 kuukautta, ennen kuin väärinkäytös paljastui eli yhden väärinkäytöksen keskimääräiseksi kustannukseksi muodostui 92 400 €. Ilmoituskanava oli keskeisessä roolissa vahingon ilmi tulossa ja siten vahingon rajaamisessa. Ilmoituskanavan kautta saatu vihje oli tiedonlähteenä 42%:ssa tapauksista, kun taas sisäinen tarkastus löysi väärinkäytöksen 16%:ssa tapauksista.
Organisaatiot, joilla ei ole ilmoituskanavaa, löytävät väärinkäytöksen yleensä ulkoisen auditoinnin yhteydessä tai vahingossa.
Ilmoituskanava on hankittu ja kulut syntyneet - miten sijoitettua pääomaa hyödynnetään?
Kanavan hyödyntämisen aste heijastuu monessa kohdassa organisaation valintoja ja käytänteitä. Nämä konkreettiset valinnat vaikuttavat siihen, millaista hyötyä kanavasta saadaan. Tai ei saada. Ilmoituskanavan osalta voi tarkastella ainakin näitä valintoja:
- Millainen ilmoituskanava valitaan brändin näkökulmasta?
- Kenelle ilmoittaminen mahdollistetaan?
- Mistä kanava löytyy?
- Ketkä käsittelevät ja tutkivat ilmoituksia?
- Missä sävyssä kanavasta viestitään?
- Mistä asioista ilmoittaminen mahdollistetaan?
- Miten kerrotaan ilmoituskynnyksestä?
Selvyyden vuoksi mainitsen, että emme suosittele, että ilmoituskanavaa käytetään yleisenä palautekanavana. On hyvä, että kanava on keskittynyt nimenomaan väärinkäytöksistä ilmoittamiseen. Laki ilmoittajansuojasta tuo siinä määrin velvoitteita ilmoitusten käsittelyyn, että kaikenlaisen palautteen käsittely kanavan kautta tuo turhaa raskautta prosessiin.
Olisiko hyvä arvioida, mikä teidän kunnianhimon tasonne on? Tee testi, jonka löydät blogistamme: "Testaa organisaatiosi kunnianhimon taso".
Mitä minä oikeasti ajattelen?
On hyvä tehdä hieman myös oman sielun tutkailua. Haluanko aidosti, että omaa juoksua parannetaan jatkuvasti, vai onko mieluisampaa sytyttää tuttuja tulipaloja yhä uudelleen ja toimia vähän summittaisesti? Onhan se niin, että vanhat tavat ovat tuttuja ja turvallisia, ja niiden avulla syntyy samanlaisia tuloksia kuin aina ennenkin. Tässä pientä pohdintahaastetta – hiukan pilkettä silmäkulmassa.
Nousiko mieleesi kysyttävää? Ota yhteyttä - autan mielelläni.
- Erika Heiskanen
Whistleblowing-asiantuntija, partner
