Alihankkijoiden ja muiden yhteistyökumppaneiden toimintatavat aiheuttavat joskus päänvaivaa, huolta ja murhetta. Pahimmillaan ei-toivotut toimintatavat aiheuttavat merkittäviä liiketoiminnallisia riskejä ja vahinkoa. Kolmannen tahon virheistä syntyvä mainehaitta ja luottamuspula kolahtavat omaan organisaatioon.
Alihankkijoille suunnattu code of conduct eli toimintatapaohjeistus, joka tuodaan sopimuksen liitteeksi, on tehokas tapa viestiä odotuksista ja halutuista toimintatavoista, sekä kustannustehokas tapa harjoittaa ammattimaista riskienhallintaa.
Toimittajien toimintatapaohjeistusta eli käytännesääntöjä harkittaessa kyse on kehyksestä, jossa jäsennetään ne arvot ja periaatteet, joita yritys odottaa toimittajiensa noudattavan. Nämä kattavat monenlaisia näkökulmia, kuten eettiset käytännöt, ihmisoikeudet, ympäristöasioiden hallinnan ja lakien noudattamisen. Sisältö on riippuvainen toimialasta, maantieteellisistä sijainneista, paikalliskulttuureista sekä tunnistetuista eettisistä riskeistä.
Seuraavassa on seitsemän avaintekijää, jotka on otettava huomioon toimittajille ja alihankkijoille suunnattua toimintatapaohjetta laadittaessa tai arvioitaessa:
- Yhdenmukaisuus yrityksen arvojen kanssa
Supplier code of conductin eli käytännesääntöjen tulisi heijastaa yrityksen keskeisiä arvoja ja eettisiä normeja, jotta varmistetaan, että toimittajan käyttäytyminen vastaa organisaation brändiä ja laatuodotuksia. Mitkä riskit olisivat kriittisimpiä strategianne ja tulevaisuuden skenaarioidenne näkökulmista?
- Vaatimustenmukaisuus ja oikeudellinen luotettavuus globaalissa toimintaympäristössä
Vahvat käytännesäännöt alkavat oikeudellisten normien tinkimättömästä noudattamisesta. Tavarantoimittajien ja alihankkijoiden on noudatettava kaikkia paikallisia, kansallisia ja kansainvälisiä säännöksiä, mukaan lukien työlainsäädäntöä, ympäristölainsäädäntöä ja korruption vastaista lainsäädäntöä. Käytännesäännöissä olisi käsiteltävä myös rehellisyyteen ja linjakkuuteen liittyviä kysymyksiä. Tämä perusta suojaa yritystäsi oikeudellisilta vastuilta ja varmistaa, että liiketoiminnassa noudatetaan haluttua linjaa.
- Ympäristönsuojelu
Ympäristönsuojelu on yhä tärkeämpää sekä kuluttajille että yrityksille. Edistykselliset eettiset periaatteet edellyttävät toimittajilta ekologista jalanjälkeä pienentäviä käytäntöjä, kuten tehokasta jätehuoltoa, päästöjen vähentämistä ja resurssien kestävää käyttöä. Tämä sitoutuminen voi myös edistää innovointia ja yhä parempaa arvonluontia ja tehokkuutta toimitusketjun vaiheissa.
- Ihmisoikeudet
Ihmisoikeuksien kunnioittaminen on neuvottelematon periaate. Periaatteissa on hyvä kieltää kaikenlainen syrjintä, myös pakkotyö ja lapsityövoima, edistää oikeudenmukaista korvausta työstä ja puolustaa työntekijöiden oikeuksia turvallisiin työoloihin ja työehtosopimusneuvotteluihin. Varmista, että tavarantoimittajat tarjoavat turvallisen ja terveellisen työympäristön sekä fyysisesti että henkisesti. Nämä käytännöt ovat eettisiä, ja lisäksi ne turvaavat vakaata ja tuottavaa toimitusketjua. Mitkä riskit ovat missäkin kulttuurissa keskeisimmät?
- Avoimuus ja seuranta
Avoimuus on avain vastuullisuuteen. Toimintaperiaatteisiin on hyvä sisällyttää velvoitteita, jotka koskevat säännöllisten auditointien tekemistä, avoimien raporttien toimittamista ja todentamisen helpottamista vaatimustenmukaisuuden arvioimiseksi. Avoimuus ei ainoastaan auta tunnistamaan ongelmia ennen kuin niistä tulee järjestelmällisiä, vaan se myös rakentaa luottamusta yhteistyön pohjaksi. Mitä asioita milläkin toimialalla olisi erityisesti syytä seurata?
- Jatkuva parantaminen ja sidosryhmien osallistaminen
Dynaamiset eettiset periaatteet kannustavat jatkuvaan parantamiseen ja mukautuvat muuttuviin eettisiin, ympäristöllisiin ja sosiaalisiin odotuksiin. Kannusta alihankkijoita parantamaan jatkuvasti käytäntöjään ja menemään pelkkää periaatteiden noudattamista pidemmälle ja edistämään kestävyyttä ja eettisiä käytäntöjä koskevia innovaatioita.
Sidosryhmien – kuten kansalaisjärjestöjen, paikallisyhteisöjen ja alan asiantuntijoiden – kanssa tehtävä yhteistyö voi tarjota rikastuttavia näkemyksiä, jotka parantavat käytännesääntöjen merkitystä ja vaikutusta. Tarjoa lisäksi selkeä ja helppokäyttöinen mekanismi eli whistleblowing-kanava, jonka avulla voidaan ilmoittaa periaatteiden rikkomisesta, ja varmista, että tällaiset ilmoitukset tutkitaan ja niihin puututaan asianmukaisesti.
- Tuki ja yhteistyöasenne
Toimittajien eettisiä periaatteita laadittaessa tai arvioitaessa on tärkeää löytää tasapaino kunnianhimoisten vaatimusten ja toisaalta realististen keinojen tarjoamisen välillä, jotta tavoitetaso on mahdollista saavuttaa. Yhteistyö toimittajien kanssa on avainasemassa, kun halutaan varmistaa, että käytännesäännöistä tulee olennainen osa toimitusketjun toimintakäytäntöjä. Harkitse ohjauksen, koulutuksen tai resurssien tarjoamista, jotta toimittajat voivat täyttää käytännesääntöjen vaatimukset, erityisesti aloilla, joilla niiden voi olla vaikea noudattaa niitä.
Näiden seitsemän keskeisen elementin sisällyttäminen toimittajan käytännesääntöihin auttaa luomaan vastuullisen, joustavan ja lainmukaisen toimitusketjun. Tällainen säännöstö ei ainoastaan suojaa maineelle aiheutuvilta vahingoilta, vaan se myös edistää liiketoiminnan pitkän aikavälin menestystä, koska se yhdenmukaistaa toimittajat yrityksesi arvojen ja eettisten normien kanssa. Muista, että hyvin laadittu supplier code of conduct on elävä asiakirja, joka kehittyy uusien haasteiden ja mahdollisuuksien myötä.
Tänä avoimuuden ja vastuullisuuden aikakautena investoiminen kattaviin toimittajien eettisiin periaatteisiin ei ole vain hyvä käytäntö, vaan olennainen osa kestävän menestyksen rakentamista.
Miten eri kriittiset tekijät otetaan huomioon, kun kädet ovat muutenkin täynnä työtä? Ota yhteyttä, katsotaan yhdessä. Kerromme mielellämme keinoista ja tavoista rakentaa osuva ja tehokas supplier code of conduct.
Erika Heiskanen