Yhteistyön tekemisen perusidea on, että saadaan kaikkien osapuolten ja henkilöiden osaaminen tehokkaaseen käyttöön. Tällä on samalla positiivinen vaikutus tuottavuuteen. Erityisen konkreettista tämä on rakennusalan yhteistoiminnallisissa hankkeissa ja alliansseissa, joissa luodaan yhteinen organisaatio, jossa kaikkien asiantuntemus yhdistetään hankkeen parhaaksi.
Alliansseissa rakennetaan yhteistä huipputiimiä, jossa yhteistyön onnistuminen perustuu sille, että oikeat henkilöt ovat oikeassa paikassa, oikeaan aikaan ja kaikki työskentelevät yhtä yhteistä tavoitetta kohti.
Allianssiorganisaatiossa jokainen jäsen on varmastikin oman alansa asiantuntija, mutta onko jokaisen osaaminen todella käytössä parhaalla mahdollisella tavalla? Tuloksekkaan yhteistyön mahdollistavia tekijöitä on monia, joista yksi arkisimmista on tehokas ja tarkoituksenmukainen työpajatyöskentely.
Kaikille allianssiosapuolille työpajatyöskentely on tuttu juttu – ainakin tarjousvaiheen työpajoista. Mutta hankkeen aikana nuo perusasiat näyttäytyvät kuitenkin usein hankalina, tehottomina ja tuloksettomina. Ja mikä sen turhauttavampaa kuin yhdessä käytetty tehoton aika.
Tyypillisesti työpajojen epäonnistumisen tai puolitehoisuuden taustalla on yksi tai useampi seuraavista syistä:
- Puuttuva tai epäselvä tavoite:
Kukaan ei tiedä, mitä työpajassa pitäisi saada aikaan ja mihin keskittyä. Tai tavoitteet ovat ristiriitaisia. Tämä johtaa sekä huolimattomaan valmisteluun että hähmäiseen työpajan etenemiseen. - Valmistelujen puute:
Kukaan ei ole ottanut vastuuta työpajan suunnittelusta ja valmisteluista: Esimerkiksi miten työpaja etenee ja millaisella aikataululla, mitä ennakkomateriaaleja ja työskentelyn apuvälineitä tarvitaan, keiden tulisi osallistua ja millaisin roolein? - Osallistujien valmistautumattomuus:
Osallistujille ei ole selvää, mitä heiltä odotetaan tai miten tulisi valmistautua. Tai kutsu työpajaan tulee niin myöhään, ettei ehdi valmistautua. Valmistautumattomuus heikentää myös aktiivisuutta ja sitoutumista. - Työpajan eteneminen on liian löysää tai jäykkää:
Työpajatyöskentely on ihmisten välistä, luovaa yhteistyötä ja työpajoissa tapahtuu usein ennakoimattomia ja yllättäviä tilanteita. Siksi käytännössä työpaja harvoin etenee täsmälleen suunnitellun mukaisesti, jolloin fasilitaattorin tulee kyetä improvisoimaan ja muuttamaan suunnitelmaa. Tärkeää on tehdä muutokset niin, että työskentely edelleen etenee määrätietoisesti kohti tavoitetta.
Epäonnistunut työpaja voi olla liian löysä, jolloin työskentely eksyy sivuraiteelle tai liian jäykkä, jolloin työskentelyä viedään eteenpäin liian mekaanisesti alkuperäisen suunnitelman mukaan. Yksi sudenkuoppa on myös liiallinen vauhti, jolloin touhutaan kovasti, mutta mitään valmista ei synny. - Tulokset jäävät vajaiksi, epäselviksi tai niitä ei yhteisesti hyväksytetä
On tärkeää, että työpajan tulokset vastaavat selkeästi tavoitteisiin, ovat sisällöllisesti ja visuaalisesti selkeitä ja ymmärrettäviä. On myös syytä käydä tulokset yhteisesti läpi, konkreettisesti hyväksyen ja todeten niiden relevanttius hankkeelle. Turhan usein työpajan lopussa tulee kiireen tuntua ja tulosten viimeistely ja hyväksyntä jää epämääräiseksi. - Toimenpiteiden puute:
Laadukkaatkin työpajatulokset ovat arvottomia, jos ei varmisteta niiden vaikutusta hankkeen käytännön työhön. Työpajan jälkeisiä toimenpiteitä, kuten konkreettinen käytäntöön vienti, mahdolliset jatkotyöstöt, seuranta ja vastuuhenkilöt tulee sopia ja aikatauluttaa konkreettisesti.
Rakennusala on yhteistoiminnallisten hankkeiden suhteen kehittynyt valtavasti ja periaatteessa yllä kuvatun kaltainen osaaminen on olemassa. Käytännön hankearjessa on kuitenkin syytä kiinnittää huomiota ja resursseja laadukkaan työpajatyöskentelyn edellytysten varmistamiseksi.
Ilman tehokkaasti fasilitoitua työpajatyöskentelyä, asiantuntevinkaan tiimi ei saa kaikkien osaamista parhaalla mahdollisella tavalla käyttöön hankkeen parhaaksi. Pahimmassa tapauksessa yhteistyön tehottomuus aiheuttaa vain turhautumista, mikä puolestaan sysää nopeasti hankkeen kulttuurin väärille raiteille.Jos olet kiinnostunut yhteistyökyvykkyyden kehittämisestä ja sen johtamisesta, voit ladata suositun oppaamme tästä:
Kerron mielelläni myös tiimi- ja työyhteisövalmennuksistamme. Ota yhteyttä - jatketaan keskustelua!
- Jari Salo
Partner
