Kuinka säilyttää hallinnan tunne keskellä epävarmuutta ja jatkuvaa muutosta? Projektipäällikön rooli on täynnä haasteita, jotka vaativat jatkuvaa sopeutumista ja valmiutta kohdata odottamattomia tilanteita. Yksi vaativimmista projektinjohdon tehtävistä on säilyttää hallinnan tunne, kun tietoa on valtavasti, mutta kaikkea ei mitenkään ehdi käsitellä tai suodattaa olennaista epäolennaisesta.Tietoa ei myöskään aina jaeta avoimesti – tahattomasti tai tahallaan – ja projektipäällikkönä voi tuntua siltä, ettei koskaan ole täysin perillä projektin todellisesta tilasta. Tämä epävarmuus voi johtaa stressiin ja tehottomuuteen.
Hankkeilla tyypillisesti käytössä oleva tilannekuva on oiva apu tiedonhallinnassa. Tilannekuvan työkalut on kuitenkin usein kiinnitetty hankkeen kriittisten tavoitteiden ja avaintulosalueiden seurantaan. Ne eivät välttämättä tavoita hankeorganisaatiossa kehkeytyviä hiljaisia signaaleja tai monimutkaisia ihmisten ja käytäntöjen keskinäisiä vaikutusketjuja.
Erinomainen keino tuoda selkeyttä ja mielenrauhaa on hyödyntää ulkopuolisen asiantuntijan tekemää arviointia tai auditointia. Sitä kautta projektipäällikkö saa objektiivisen näkökulman projektin tilaan, laajempana katsauksena kuin pelkästään tavoitteiden seurannan kautta. Arviointi saattaa paljastaa piilossa olevia ongelmia ja siten auttaa kohdistamaan oikea-aikaisia puuttumis- tai kehittämistoimenpiteitä. Luotettava arviointiprosessi mahdollistaa myös sen, että projektipäällikkö voi keskittyä olennaiseen ja ajankohtaiseen, kun taas ulkopuolinen taho auttaa hahmottamaan suurempaa kuvaa ja ohjaamaan projektia strategisesti oikeassa hetkessä.
Ennaltaehkäisevät toimenpiteet ovat aina halvempia ja kivuttomampia kuin vahinkojen korjaaminen jälkikäteen. Ulkopuolisen arvioinnin avulla projektipäällikkö tunnistaa potentiaaliset ongelmat ennen kuin ne eskaloituvat vahingoiksi.
Projektipäällikön tehtävässä on kyse jatkuvasta tasapainoilusta epävarmuuden rajoilla. Ulkopuolisen asiantuntijan tuki on arvokas resurssi, joka auttaa selkeyttämään epävarmuuksia ja luo luottamusta siihen, ettei pinnan alla piile ikäviä yllätyksiä. Tämä mahdollistaa tehokkaamman päätöksenteon ja vähentää projektinhallinnan stressiä, mikä puolestaan johtaa parempiin tuloksiin ja tehokkaampaan projektin toteutukseen.
Jos haluat kuulla lisää Juuriharjan ”Huippuprojektiksi – kehittävä projektinarviointi” -palvelusta, otathan yhteyttä minuun.
Kuulemisiin!
Jari Salo