Lakisääteinen velvoite whistleblowing-asioiden kuntoon saattamisesta kaiken muun työn keskellä luo painetta nopeisiin ratkaisuihin. Miten vältät ilmoituskanavan käyttöönotossa kolme keskeisintä kompastuskiveä, jotta tehty työ ei mene hukkaan ja synnytä pahimmillaan lisätyötä?
Hätäinen ja hintaan keskittyvä ilmoituskanavahankinta
Pelkästään kanavan lisenssikustannuksiin keskittyminen voi johtaa ongelmiin ilmoituskanavan käytössä. Tärkeää on varmistaa, että ilmoituskanava vastaa organisaation tarpeita ja että se on käyttäjäystävällinen. Lisäksi on tarpeen varmistaa, että kanava mahdollistaa kaikki lakisääteiset toiminnot, jotta ei synny yllättäviä lisäkustannuksia tarvittavien lisäratkaisujen tai työajan käytön muodossa.
On tärkeää ottaa huomioon myös ilmoituskanavan ylläpidon ja päivitysten kustannukset. Jos ilmoituskanava vaatii paljon ylläpitoa tai päivityksiä, voi se aiheuttaa lisäkustannuksia ja käyttökatkoksia.
Yhteenvetona, ilmoituskanavan hankintapäätöksessä kannattaa ottaa huomioon organisaation tarpeet, ilmoituskanavan käyttäjäystävällisyys, sen tekniset ominaisuudet sekä ylläpidon kustannukset.
Toivotaan, ettei kukaan keksi tehdä ilmoitusta
Organisaation kannattaa varmistaa, että työntekijät käyttävät whistleblowing-kanavaa, koska ilmoitukset auttavat organisaatiota tunnistamaan ja korjaamaan mahdollisia väärinkäytöksiä tai epäeettisiä toimintatapoja. Whistleblowing-kanavan avulla organisaatio voi myös osoittaa sitoutumistaan eettiseen toimintatapaan ja vastuullisuuteen. Kanavan käyttömahdollisuus vahvistaa avoimuuden ja vastuullisuuden kulttuuria.
Lisäksi whistleblowing-kanava voi auttaa organisaatiota välttämään oikeusprosesseja ja taloudellisia tappioita, jotka voivat seurata epäeettisestä toiminnasta. Whistleblowing-kanava voi tarjota organisaatiolle mahdollisuuden puuttua ongelmiin ennen kuin ne kasvavat suuremmiksi ja aiheuttavat vakavampia seurauksia.
Ilmoituskanavan käyttöönotto vaatii siis myös oikeanlaista viestintää. Jos viestintä on epäselvää tai puutteellista, voi se johtaa siihen, että käyttäjät eivät ymmärrä, miten ilmoituskanavaa käytetään tai miksi sitä tulisi käyttää.
Katsotaan käsittelyprosessia sitten, kun niitä ilmoituksia tulee
Käsittelyprosessin huolellinen määrittely auttaa organisaatiota varmistamaan, että ilmoitukset käsitellään yhdenmukaisesti, luottamuksellisesti ja että ilmoittajat ovat suojattuja mahdollisilta kosto- tai syrjintätoimilta. Huolellinen määrittely turvaa myös ilmoituksen kohdetta ja tuo ammattimaisuutta tutkintaprosessiin.
Lisäksi suunnitteluprosessi auttaa organisaatiota varmistamaan, että ilmoitukset käsitellään nopeasti ja että niiden avulla saadaan tarvittava tieto ongelman ratkaisemiseksi. Jos prosessia mietitään vasta ensimmäisen ilmoituksen yhteydessä, prosessi määrittyy suhteessa ilmoitukseen, eikä toisin päin.
Whistleblowing-ilmoitusten käsittelyprosessin huolellinen määrittely auttaa myös organisaatiota välttämään mahdollisia maine- ja taloudellisia riskejä. Jos ilmoituksia käsitellään huonosti tai epäoikeudenmukaisesti, se johtaa nopeasti kanavan vaikenemiseen ja voi johtaa organisaation maineen vahingoittumiseen ja oikeusprosesseihin.
Nousiko mieleesi kysyttävää? Ota yhteyttä - autan mielelläni.
- Erika Heiskanen
Whistleblowing-asiantuntija, tj., partner
