Onko teillä yli 50 henkeä töissä? Vuoden 2023 aikana teidän on perustettava kaikille sidosryhmille avoin ja suojattu ilmoituskanava, jossa henkilökunta ja organisaation ulkopuoliset ihmiset voivat raportoida mahdollisista väärinkäytöksistä. Yli 250 hengen organisaatioille kanava tulee pakolliseksi jo alkuvuodesta, 50-249 henkeä työllistäville joulukuussa. Ja tämä on teidän talonne maineen kannalta todella hyvä asia.
Milttonin asiantuntijat ovat tehneet toista vuosikymmentä töitä kriisiviestinnän parissa, ja tärkein oppi näiltä vuosilta on tämä:
Mainekriisin ydin ei ole organisaation toiminnassa, vaan sidosryhmien odotuksissa.
Pahakaan virhe toiminnassa ei välttämättä johda mainekriisiin, jos virhe korjataan sidosryhmien odotusten mukaisesti. Samalla moni organisaatio on löytänyt itsensä mainekriisistä tilanteessa, josta ajatellaan että ”eihän me edes olla tehty mitään” – mutta sidosryhmien kannalta tämä tekemättömyys rikkoo pahasti heidän odotuksiaan vastaan.
Mikä tahansa yritys, joka ei keväällä vetäytynyt Venäjältä, rikkoi useimpien sidosryhmiensä odotuksia. Mikä tahansa organisaatio, joka ei aktiivisesti torju ilmastokriisiä ja paranna tasavertaisuutta ja inkluusiota aktiivisesti, istuu tikittävän mainepommin päällä. Ajat ja odotukset muuttuvat, ja tämä muutos voi synnyttää mainekriisin, kun sidosryhmien odotukset muuttuvat mutta organisaation toiminta ei vastaa muuttuviin odotuksiin.
Miten ilmoituskanava liittyy tähän? Se on yleensä turhautuneen työntekijän, kumppanin, asiakkaan tai kansalaisjärjestön edustajan viimeinen yritys saattaa ristiriita odotusten ja toiminnan välillä organisaation johdon tietoon. Jos kanavaa ei ole, tai ilmoitukseen ei reagoida, seuraava askel on helposti paskamyrsky somessa tai mediakohu. Ilmoituskanava on se pelastusrengas, joka auttaa mainetta välttämään hukkumisriskin.
Avataan nyt koko metafora loppuun asti:
- Kaikille avoin ilmoituskanava – pelastusrengas, joka on viimeinen mahdollisuus korjata tilanne ennen somemyrskyä tai mediakohua.
- Kriisiviestinnän valmius, ohjeistot, prosessit ja valmennukset – aina päällä olevat paukkuliivit, jotka oikein käytettyinä pelastavat, jos myrsky nousee.
- Aktiivinen sidosryhmädialogi – uimakoulu, joka auttaa liikkumaan turvallisesti isommassakin aallokossa ja välttämään vaaralliset virtaukset.
- Jatkuvasti kehittyvä johtaminen, kulttuuri ja eettiset ohjeistot – kuivapuku ja suojalasit, joilla koulutettu käyttäjä liikkuu kuin hylje vaikka arktisilla vesillä tai sameissa syvyyksissä.
- Eettiset ohjeet (code of conduct) linjaavat kulttuuria ja tekevät sen näkyvämmäksi
Juuriharja on auttanut kymmeniä organisaatioita luomaan eettiset periaatteensa ja kehittämään toimivaa ja eettistä organisaatiokulttuuria.
Tärkein oppi reilulta kahdelta vuosikymmeneltä on, että keskeisintä ei lopulta ole se, mitä periaatteissa lukee, vaan se, miten periaatteet laaditaan ja miten niitä viedään käytäntöön. Parhainkaan sisältö ei auta, jos eettisiä periaatteita ei koeta omiksi ja jos niiden mukaan ei johdeta ja ohjata toimintaa arjessa.
Organisaation jäsenten sekä läheisten ulkoisten sidosryhmien viimesijainen keino tuoda esille epäkohtia on whistleblowing- eli ilmoituskanavan hyödyntäminen. Ilmoitus on aina sekä havahtumisen että ilahduksen paikka. Toimintaa on tarpeen vielä parantaa, ja joku on siinä määrin sitoutunut organisaatioon, että näkee vaivan ilmoittaakseen asiasta.
Ilmoituskanava ja maineen täysturva ajoissa kuntoon
Kun ilmoituskanava joka tapauksessa on pakko hoitaa vuoden 2023 aikana kuntoon, miksi et varmistaisi organisaation maineen kestävää tulevaisuutta laittamalla muutkin rakenteet kerralla kuntoon? Miltton ja Juuriharja auttavat kaikilla yllä mainituilla alueilla. Ja meiltä saa tietysti lainmukaisen ja kaikki tietoturvasäädökset täyttävän ilmoituskanavan avaimet käteen -pohjalta, lakisääteisine koulutuksineen.
