Laki ilmoittajansuojasta on astunut voimaan täysimääräisesti 1.1.2023. EU-direktiiviin pohjautuva laki velvoittaa kaikkia, sekä julkisen että yksityisen sektorin organisaatioita, jotka työllistävät 50 henkeä tai enemmän, järjestämään sisäisen whistleblowing- eli ilmoituskanavan.
Kanava on otettava käyttöön joko keväällä tai joulukuuhun mennessä, pääosin organisaation koosta riippuen:
- 250 henkeä tai enemmän työllistävien organisaatioiden on direktiivin mukaan otettava kanava käyttöön ja järjestettävä myös siihen liittyvä hallinto, sekä mahdolliset koulutukset lyhyen siirtymäajan puitteissa eli 31.3.2023 mennessä. Tämä aikaraja koskee myös julkisen sektorin organisaatioita.
- Pienemmillä, 50-249 henkeä työllistävillä yksityisen sektorin organisaatioilla, takaraja on 17.12.2023.
Perusidea
Lain perusidea on ilmoittajien suojeleminen vastatoimilta. Tämä on yleinen intressi, kun halutaan varmistaa, että väärinkäytökset tulisivat esille. Tämä sama intressi on yritysten johdolla: halutaan tietoa mahdollisista väärinkäytöksistä organisaatiossa, jotta asiat voidaan korjata ja vahingon suuruus jäisi hallittavaksi. Vaihtoehtona on, että vahinko pahenee ja organisaation riskit kasvavat.
Ne toimitusjohtajat, joiden puhelin on soinut ja toisessa päässä ollut toimittaja on alkanut kysellä outoja asioita – tilaamatta ja yllätyksenä – kertovat, että puhelu tuli puskista. He toivoisivat, että olisivat kiinnittäneet enemmän huomiota niihin keinoihin, joilla tietoa olisi voitu saada etukäteen. Samalla kun ilmoituskanava hoidetaan kuntoon, on johdon hyvä sisäisesti kerrata tärkeät sidosryhmät ja heidän odotuksensa: Väärinkäytöksissä ei ole kyse vain lain rikkomisesta, vaan myös eettisistä ja arvopohjaisista odotuksista organisaatiota kohtaan.
Vaihtokauppa
Lainsäätäjä velvoittaa nyt organisaatioita mahdollistamaan ilmoittamisen eli järjestämään ilmoituskanavan, joka suojelee ilmoittajan identiteettiä. Kanavan on mahdollistettava myös kommunikointi ilmoittajan kanssa tietoturvallisesti ja arkistointikin on järjestettävä mahdollisia myöhempiä viranomaistoimia varten. Myös organisaation oma riskienhallinta edellyttää, että arkistointi on kunnossa.
Ikäänkuin vaihtokauppana tästä velvoitteesta, ilmoituskanavan järjestänyt organisaatio saa oikeuden sisäisesti tutkia tullutta ilmoitusta kolmen kuukauden ajan. Arkikielellä voisi todeta, että tarjotaan mahdollisuus “pestä likapyykki kotona”.
Tehtyä ilmoitusta kannattaa ajatella jäävuoren huippuna – joku rohkea on nostanut esiin ongelman, josta moni muu vaikenee. On paikallaan käydä syvällisempi dialogi asiaan liittyvien sidosryhmien kanssa ja puuttua ongelman taustalla oleviin tunnistettuihin rakenteisiin ja toimintamalleihin – silloin ei samasta asiasta nouse uusia ilmoituksia, ja pitkän päälle vakavampaa mainekriisiä. Tällaisen työn aloittamiseen tuo kolme kuukautta on riittävä aika. Tärkeää on, että ilmoituksen tekijälle tulee kokemus kuulluksi tulemisesta ja asiaan tarttumisesta konkreettisesti – joko anonyymin keskusteluyhteyden tai organisaation sidosryhmäviestinnän kautta.
Entä jos valtio hoitaa?
Lain kiemuroihin tutustuneita on mietityttänyt, onko valtion toimesta kanava kuitenkin olemassa itsestään ja ilmaiseksi: "Jos sisäistä kanavaa ei ole perustettu, työntekijöillä on oikeus tehdä ilmoitus suoraan oikeuskanslerin viraston ulkoiseen ilmoituskanavaan.”
Riittäisikö tämä täyttämään velvoitteet, eikä itse tarvitsisikaan tehdä mitään?
Tämä on virhetulkinta. Jos organisaatiossa on 50 henkeä tai enemmän töissä, on velvoite järjestää ilmoituskanava. Jos organisaatiolla ei ole velvoitetta perustaa ilmoituskanavaa eli työntekijöitä on alle 50, eikä organisaatio ole vapaaehtoisesti perustanut kanavaa, ilmoittajille syntyy oikeus kääntyä suoraan ns. ulkoisen kanavan puoleen. Eli kaikille työntekijöille on organisaation koosta riippumatta järjestetty keinot ilmoittaa väärinkäytöksistä, sekä saada ilmoittajansuojaa.
Koska ilmoittajansuoja ja epäkohtiin puuttuminen on tänä vuonna vahvasti esillä, pienenkin organisaation kannattaa varmistaa, että eettinen ohjeisto ja vastuulliset toimintamallit ovat kunnossa, ja että kaikilla tärkeillä sidosryhmillä on suora kanava organisaation vastuuhenkilöille. Ilmoituskanavan on tarkoitus olla viimeinen vaihtoehto epäkohtien esiin tuomiselle.
Juuriharjan First Whistle -ilmoituskanavaratkaisua käyttävät mm. 9Lives, CMI, Halton, Evli, Diakonissalaitos, Aidian, Basware, Genelec, Destia, Eilakaisla, Laukaa, Live-säätiö, Mela, Profit Software, Lahden kaupunki, Miltton, Vesivek. Ja toistasataa muuta organisaatiota.
Kokenutta tukea on saatavilla tarpeittenne mukaan. Lisäksi tarjoamme Juuriharjassa asiakkaittemme käyttöön videoidut lain edellyttämät käyttökoulutukset sekä nk. infosivut, omansa sekä ilmoittajille että ilmoitusten käsittelijöille. Näillä sivuilla on runsaasti informaatiota avuksi käytännön tilanteisiin.
Milttonin sidosryhmädialogin, johtamisen ja kriisiviestinnän varautumisen asiantuntijat puolestaan auttavat kaikessa, mikä liittyy esiin tulleiden asioiden rakentavaan ja luottamusta vahvistavaan käsittelemiseen niin organisaation sisällä kuin sen ulkopuolellakin.
