Monia mietityttää, minkälainen ilmoitusten hyöky on odotettavissa, kun pakollinen whistleblowing-kanava otetaan käyttöön. Huoli on ymmärrettävä. Ilmoituskanavahan on avattava myös ulkoisille sidosryhmille.
First Whistle -ilmoituskanavamme on ollut jo useamman vuoden asiakkaillamme käytössä. Kokemuksemme pohjalta pystymme antamaan oman arviomme siitä, mitä on odotettavissa: Asiakasseurantamme on osoittanut, että eri organisaatioiden välillä on kohtalaista hajontaa ilmoitusten määrässä.
Keskimääräisesti arvioituna tilanne on tämä:
Ilmoituksia tulee keskimäärin vuodessa noin 1 ilmoitus / 500 henkeä kohti. Eli jos organisaatiossa on 5 000 työntekijää, ilmoituksia tulee n. 10 kappaletta vuodessa, tai alle yksi ilmoitus kuukaudessa.
Pienemmissä organisaatioissa on odotettavissa arviolta noin 0,5 ilmoitusta vuodessa / 100 työntekijää kohden eli hieman enemmän suhteessa henkilöstön kokoon. Tämä johtunee siitä, että organisaatiossa on koosta riippumatta kuitenkin kaikki keskeiset toiminnot, joissa vahinkoja ja väärinkäytöksiä voi tapahtua.
Mitä ilmoitusten määrästä pitäisi päätellä?
Ilmoitusten määrä on eräänlainen paradoksi. Jos ilmoituksia ei tule ollenkaan, se voi tarkoittaa sitä, että kaikki on hyvin. Se voi kuitenkin myös tarkoittaa sitä, etteivät ihmiset löydä ilmoituskanavaan tai, että he pelkäävät jopa anonymiteetin turvaavan kanavan käyttämistä ilmoittamiseen.
Organisaation intressi on saada epäkohdat esille mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja sen vuoksi onkin tärkeää kannustaa ihmisiä ottamaan asioita puheeksi – ja tarpeen niin vaatiessa – käyttämään ilmoituskanavaa tutkinnan käynnistämiseksi, jos muut keinot eivät auta tai ne tuntuvat liian pelottavilta.
Jos ilmoituksia ei ilmoittamisen aktiivisenkaan mahdollistamisen jälkeen tule, voidaan olettaa, että kaikki on aidosti kunnossa.
Miten kanava vaikuttaa työmäärään?
Ilmoitusten käsittelyyn käytettävään työmäärään vaikuttaa merkittävästi se, miten monimutkainen tai helppokäyttöinen ilmoituskanava on. Tästä syystä olemme First Whistlen kehitystyössä panostaneet erityisesti juuri käytön helppouteen ja sujuvuuteen.
First Whistle on kehitetty yhdessä käyttäjien kanssa ja turhia painikkeita ja toimintoja on karsittu käyttäjäpalautteen perusteella. First Whistle -ilmoituskanava tekee kaiken sen, mitä pitääkin, mutta käsittelijä ei eksy palveluun, eikä unohdu ihmettelemään toiminnallisuuksia, joiden logiikka ei helpolla aukea. Tämä on erityisen merkittävää ottaen huomioon käsittelijöiden kaikki muut työtehtävät, jotka on myös hoidettava.
Etukäteen ajatellen voi olla houkuttelevaa, jos erilaisia toimintoja olisi paljon, mutta käytössä moni toiminto on usein turha tai jopa tiellä – aivan samalla tavoin kuin monissa muissakin yleisesti käytössä olevissa ohjelmistoissa. Jotta whistleblowing-kanava varmasti vastaa tarpeitanne, suosittelemme varman, luotettavan ja helppokäyttöisen First Whistlen käyttöönottoa sellaisenaan. Lisätoiminnallisuuksia saa aina mukaan, jos ne osoittautuvat käytännössä tarpeellisiksi.
Voit varata esittelydemon suoraan kalenteristamme sinulle parhaiten sopivaan ajankohtaan. Demossa käydään läpi:
- whistleblowing-direktiivin keskeiset seikat,
- First Whistle ja tekniset tiedot,
- kanavan käyttöönotto, sekä
- muut mahdolliset kysymyksenne.
- Erika Heiskanen
Partner, whistleblowing-asiantuntija
