Rakennusprojektien hallinta on laaja joukko monimutkaisia tehtäviä, joissa onnistuminen vaatii paitsi teknistä osaamista myös kykyä johtaa ihmisiä ja prosesseja. Onnistumisen todennäköisyyttä nostaa systemaattisten projektitoiminnan arviointityökalujen käyttö. Seuraavassa muutamia ajatuksiamme projektitoiminnan kehittävästä arvioinnista.
1. Projektin arviointi
Projektin arvioinnin ensisijainen tavoite on tunnistaa kehittämiskohteet ja implementoida parhaat käytännöt. Osallistava ja vuorovaikutteinen prosessi auttaa tunnistamaan projektiorganisaation osapuolten integraation ja yhteistyön vahvuudet ja kehittämiskohdat. Kyselyiden, haastattelujen ja toiminnan havainnoinnin avulla kartoitetaan projektitiimin ja sidosryhmien näkemykset ja kokemukset projektin nykytilasta. Asteittain syventyvä hankkeen toimintatapojen tarkastelu mahdollistaa riskien ja mahdollisuuksien tunnistamisen ja hallinnan, mikä ennaltaehkäisee potentiaalisia ongelmia ja edistää jatkuvaa parantamista.
2. Projektin kehittäminen
Arvioinnin tavoite on siis kehittäminen, ei arvostelu. Vahvuuksien ja kehittämiskohteiden tunnistamisen jälkeen kehittämisprosessiin kuuluu konkreettisten toimenpiteiden suunnittelu ja aikatauluttaminen. Näin varmistetaan, että parannustoimet eivät jää vain suunnittelun asteelle, vaan ne todella toteutetaan.
3. Yhteistyön ja kulttuurin kehittäminen
Toimintatapojen toinen tavoite on luoda projektille kulttuuria, jossa jatkuva parantaminen on normi. Tämä edellyttää avoimuutta, luottamusta ja jatkuvaa dialogia projektin kaikkien osapuolten välillä. Hankkeen onnistuminen perustuu usein siihen, kuinka hyvin tiimi pystyy työskentelemään yhdessä, ratkoen ongelmia syyttelyn sijaan, ja hyödyntäen kaikkien osapuolten osaamista ja näkemyksiä. Projektin johtaminen ei ole vain aikataulujen ja budjettien hallintaa, vaan ennen kaikkea ihmisten ja heidän välisten suhteiden johtamista.
4. Lopputulokset ja hyödyt
Hyvin arvioitu ja järjestelmällisesti kehitetty projekti johtaa paitsi parempiin laadullisiin ja taloudellisiin lopputuloksiin myös korkeampaan työtyytyväisyyteen ja pienempään resurssihukkaan. Kun projekti on suunniteltu ja toteutettu huolellisesti sekä tekniset että inhimilliset tekijät huomioiden, ovat sen onnistumisen mahdollisuudet huomattavasti suuremmat.
Ulkoinen asiantuntija apuun
Projektin ulkopuolisen tahon käyttäminen projektitoiminnan arvioinnissa tuo useita merkittäviä etuja, joista tässä muutamia.
Objektiivisuus
Ulkopuolinen arvioija ei ole sidoksissa projektin sisäisiin suhteisiin, politiikkaan tai aiempiin päätöksiin, mikä mahdollistaa objektiivisen näkökulman. Tämä puolueettomuus auttaa tunnistamaan todelliset haasteet ja kehittämiskohteet, jotka saattavat jäädä sisäisessä tarkastelussa huomaamatta tai joiden käsittelyä vältellään konfliktin pelossa.
Asiantuntemus
Ulkopuoliset arvioijat tuovat mukanaan erityisasiantuntemusta ja kokemusta yksittäistä projektia laajemmin, mikä voi rikastaa arviointiprosessia uusilla ideoilla ja näkökulmilla. Ulkoiset arvioijat voivat havaita puutteita ja ehdottaa parannuksia, jotka perustuvat laajaan ymmärrykseen, tietämykseen sekä alan parhaisiin käytäntöihin.
Kriittinen palaute
Projektitiimit voivat joskus olla liian lähellä omaa työtään arvioidakseen sitä kriittisesti. Ulkopuolinen arvioija voi tarjota rehellistä ja suoraa palautetta, joka on välttämätöntä todellisten parannusten aikaansaamiseksi. Tämä auttaa projektia välttämään "sokeat pisteet", joissa projektitiimi ei ehkä tunnista omia heikkouksiaan tai mahdollisuuksiaan.
Vastuullisuus
Ulkopuolisen arvioinnin avulla voidaan varmistaa, että projektin toteutus vastaa alkuperäisiä suunnitelmia ja tavoitteita. Se lisää läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta, mikä on erityisen tärkeää suurissa, monimutkaisissa tai julkisesti rahoitetuissa projekteissa. Ulkopuolinen taho voi myös varmistaa, että projektin resurssien käyttö on tehokasta ja tarkoituksenmukaista.
Luottamuksen rakentaminen
Kun sidosryhmät näkevät, että projektin arvioi ulkopuolinen asiantuntija, se voi lisätä luottamusta projektin johtoon ja projektin lopputuloksiin. Tämä on erityisen tärkeää projekteissa, joilla on laajat yhteiskunnalliset vaikutukset tai joissa on mukana monia eri osapuolia, jotka voivat olla huolissaan projektin läpinäkyvyydestä ja oikeudenmukaisuudesta.
Konfliktien vähentäminen
Ulkopuoliset arvioijat voivat toimia neutraalina osapuolena myös konfliktitilanteissa, tarjoten puolueetonta näkemystä ja ratkaisuja. Tämä voi auttaa ehkäisemään tai ratkaisemaan ristiriitoja projektitiimin sisällä tai sidosryhmien välillä, mikä varmistaa sujuvamman projektin etenemisen.
Kysy lisää asiantuntijoiltamme Jari Salolta tai Juuso Mäkiseltä:
- Jari Salo
Partner
