Whistleblowing-direktiivin soveltamisen ympärillä liikkuu edelleen erilaisia huhuja, luuloja ja vääriäkin väitteitä. Käyn tässä blogissa läpi 7 keskeistä faktaa pakollisesta whistleblowing-kanavasta.
1. Kenelle whistleblowing-kanava on pakollinen?
Syksyllä 2019 vahvistettu EU-direktiivi velvoittaa kaikkia 50 henkeä tai enemmän työllistäviä organisaatioita järjestämään whistleblowing- eli ilmoituskanavan.
Laki ilmoittajansuojasta astui Suomessa täysimääräisesti voimaan 1.1.2023. EU-direktiiviin pohjautuva laki velvoittaa kaikkia, sekä julkisen että yksityisen sektorin organisaatioita, jotka työllistävät 50 henkeä tai enemmän, järjestämään sisäisen whistleblowing- eli ilmoituskanavan.
Muutamilla toimialoilla koolla ei ole merkitystä, vaan kaikkien toimijoiden on järjestettävä sidosryhmilleen mahdollisuus tehdä whistleblowing-ilmoitus.
2. Vanha kanava intrassa varmaan käy?
Valitettavasti intra tai sähköpostikanavat eivät enää riitä. Ilmoittajan identiteettiä on suojeltava vahvasti, eivätkä sähköposti tai intranet täytä näitä vaatimuksia. Ilmoittajan identiteettiin ei saa olla pääsyä esimerkiksi organisaation ICT-osastolla. Laki velvoittaa myös viestimään ilmoittajan kanssa, joten myös se on mahdollistettava ilman, että ilmoittajan identiteetti voi paljastua.
Direktiivin ydin on whistleblowereiden eli ilmoittajien suojeleminen syrjinnältä ja kostotoimenpiteiltä. Suojelu koskee työsuhteessa olevien lisäksi esim. työnhakijoita, aikaisempia työntekijöitä, sekä mm. alihankkijoita. Ilmoittaminen on siis mahdollistettava myös monelle ulkoiselle sidosryhmälle.
On hyvä miettiä myös mainetta työnantajana, kun miettii lain velvoitteiden täyttämistä. Millainen ratkaisu ja tapa toimia viestii sekä nykyiselle että tulevalle henkilöstölle, että organisaatio haluaa toimia oikein, on moderni ja kunnioittaa tietoturvaa.
Lain velvoitteiden täyttämiseksi, sekä mahdollisten jatkotapahtumien ja oikeudenkäyntien vuoksi, on tarpeen varmistaa, että ilmoitukset, sekä kaikki niihin liittyvä dokumentaatio, haastattelu- sekä katselmointipöytäkirjat ja viestintä ilmoittajan kanssa arkistoidaan asianmukaisella tavalla. Pääsy aineistoon on oltava linjassa ilmoitusten käsittelyoikeuksien kanssa.
3. Ilmoituksia tulee ovista ja ikkunoista
Tämä on mahdollista, mutta hyvin epätodennäköistä. Seuraamme First Whistle -ilmoituskanavamme tilastoja, keräämme kokemuksia asiakkailtamme ja keskustelemme kokemuksista monissa kansainvälisissä yhteyksissä. Ilmoitusten määrässä on organisaatio- ja toimialakohtaista vaihtelua jonkin verran, mutta keskimäärin ilmoituksia tulee vuodessa noin 1 ilmoitus / 500 henkeä kohti. Eli jos organisaatiossa on 5 000 työntekijää, ilmoituksia tulee n. 10 kappaletta vuodessa, tai alle yksi ilmoitus kuukaudessa.
Pienemmissä organisaatioissa on odotettavissa arviolta noin 0,5 ilmoitusta vuodessa 100 työntekijää kohden eli hieman enemmän suhteessa henkilöstön kokoon. Tämä johtunee siitä, että organisaatiossa on koosta riippumatta kuitenkin kaikki keskeiset toiminnot, joissa vahinkoja ja väärinkäytöksiä voi tapahtua.
Kanavan käyttöönoton yhteydessä saatetaan tehdä keskimääräistä enemmän ilmoituksia, kun kanavan käyttöönoton yhteydessä toteutetaan lakisääteiset koulutukset lain sisällöistä, ilmoittajan oikeuksista ja velvollisuuksista.
4. Kanavan avulla tehdään kiusaa
On totta, että ilmoituskanavaa voidaan myös käyttää väärin. Kuitenkin, kun katsomme kansainvälisiä raportteja, näyttää siltä, että huoli on pääosin turha. Asiakkaittemme kokemukset seurailevat kansainvälisiä keskiarvoja: pahantahtoiset ilmoitukset ovat harvinaisia.
On kuitenkin hyvä valmistautua ja varautua siihenkin mahdollisuuteen, että saadaan pahantahtoinen ilmoitus. Erityisesti on syytä huolehtia, että hallinto ja kaikki prosessit toimivat niin, että ne todistusvoimaisesti turvaavat organisaation etua ja suojaavat myös pahantahtoisesti mustamaalattua henkilöä vaikeassa tilanteessa.
Pahantahtoisten ilmoitusten sanktiointi on direktiivissä mahdollistettu ja se on sanktioitu Suomen laissa. Sanktion kokoluokka on tasapainoilua sen kanssa, miten mahdollinen sanktio ehkäisee epävarmoja, mutta vilpittömiä ilmoittajia tekemästä ilmoitusta. Asiallisten ilmoitusten tulematta jääminen olisi yrityksille menetys.
5. Kaikki palvelut on ostettava
Kaikkia palveluita ei tarvitse ostaa.
Ilmoituskanavaa on vaikea rakentaa itse niin, että se olisi direktiivin vaatimukset täyttävä ja taloudellisesti järkevä ratkaisu. Tällöin tulisi
- kokonaan omalle vastuulle seurata lainsäädäntöä, ratkaistava seurannan resursointi
- kokonaan omalle vastuulle huolehtia tietosuojasta, tietoturvapäivityksistä, hyökkäyksenestoista. Tietoturvan jatkuva ylläpito tuo kustannuksia, vaatii osaamista ja työpanosta.
- miten varmistetaan, että tapauksiin ei pääse kukaan muu, kuin asiaan virallisesti nimetyt henkilöt
- miten hoidetaan säädöstenmukainen arkistointi ja ajantasainen pääsynhallinta
- miten asiantuntemus riittää kanavan muotoiluun niin, että kanava on ominaisuuksiltaan sekä säädöstenmukainen että estää erilaiset väärinkäytökset
Ilmoitusten käsittelyn osalta on todennäköisesti kehitettävä osaamista ja voi olla järkevää hankkia apua esimerkiksi käsittelyprosessin määrittelyyn, viestintään tai tutkinnan tekemiseen. On hyvä kuitenkin lähteä liikkeelle sillä asenteella, että käsittelyprosessin käänteet otetaan vähitellen haltuun ja kohta kohdalta niitä ryhdytään tekemään itse. On tärkeää, että organisaatiossa tiedetään, mistä asioista ilmoituksia tulee, sekä miten ilmoituksia tutkitaan ja käsitellään.
6. Henkilöstö on koulutettava
Tämä pitää paikkansa. Henkilöstölle on kerrottava direktiivin tuomasta ilmoittajan suojasta, siihen liittyvistä oikeuksista ja velvollisuuksista, sekä perehdytettävä heidät siihen, miten ilmoittaminen tehdään käytännössä. Samalla on järkevää kertoa, mitkä ilmoitukset kuuluvat mihinkin kanavaan ja miten tutkinta yleensä pääpiirteittäin etenee. Suosittelemme, että samassa yhteydessä muistutetaan myös siitä, että puheeksi ottaminen on näissäkin asioissa aina hyvä ja ensisijainen lähtökohta. Käyttöönoton yhteydessä on hyvä käydä koko laki pääpiirteittäin läpi.
7. Ja vielä seitsemäs väite: yksinkertainen on kaunista.
Tämä pitää paikkansa. Ei kannata tehdä asiasta monimutkaisempaa kuin mitä se on.
Jäikö mieleesi kysyttävää? Ota yhteyttä - tai varaa sinulle sopiva aika suoraan kalenteristani, niin jutellaan lisää. Autan mielelläni eteenpäin!
- Erika Heiskanen
Whistleblowing-asiantuntija, partner
