Monessa organisaatiossa ilmoituskanavan käyttöönottoon liittyvät valmistelut ovat parhaillaan työn alla. Samalla pohditaan keinoja, joilla saataisiin ilmoituskanavasta paras hyöty irti. Tässä neljä toimenpidettä, joiden avulla huolehdit siitä, että ilmoituskanavasta on organisaatiolle aidosti hyötyä, eikä kanava jää vain hallinnolliseksi kuluksi.
1. Tiedota ilmoituskanavasta ennakoivasti
Varmista osana organisaationne sisäistä viestintäsuunnitelmaa, että työntekijöitä - ja tarpeen mukaan eri sidosryhmiä - informoidaan ilmoituskanavastanne. Varmista, että lakisääteinen ilmoittajan suojasta kertova koulutus on kattavasti toteutettu ja jatkuvasti saatavilla. On hyvä ajatus muutenkin tarjota tietoa whistleblowingista ja ilmoittamisesta. Kumppaninanne tarjoamme ilmoittajan tukisivut käyttöönne.
Tavoitteena on tehdä ilmoittaminen työntekijöille mahdollisimman helpoksi tarjoamalla useita keinoja asioiden esille nostamiseksi. Vaikka useimmissa organisaatioissa puhuminen esihenkilölle olisi ensisijainen vaihtoehto, se ei aina ole mahdollista. Siksi on tärkeää varmistaa, että henkilöstö löytää helposti ilmoituskanavaan.
Tavoitteena on tehdä ilmoittaminen työntekijöille mahdollisimman helpoksi tarjoamalla useita keinoja asioiden esille nostamiseksi. Vaikka useimmissa organisaatioissa puhuminen esihenkilölle olisi ensisijainen vaihtoehto, se ei aina ole mahdollista. Siksi on tärkeää varmistaa, että henkilöstö löytää helposti ilmoituskanavaan.
2. Tarkista käytännöt ja -menettelyt
Tämän kohdan laiminlyönnillä voi olla haitallisia vaikutuksia. Varmista ensiksi, että eettiset periaatteet ja politiikat ovat ajan tasalla. Toiseksi, varmista, että tutkintamenettelyt ja toimintasuunnitelmat ovat kunnossa. Koska sääntöjen noudattamista ja eettisiä kysymyksiä käsittelevät tiimit työskentelevät ehkä myös etänä, on erityisen tärkeää, että tutkintaprosessit ovat vankkoja ja että tehtyihin whistleblowing-ilmoituksiin vastataan ajoissa.Muita pohdittavia kysymyksiä:
- Onko tutkinnan aikana toteutettavia vaiheita mukautettava?
- Miten haastattelut suoritetaan?
- Onko joku prosessin kannalta keskeinen henkilö irtisanottu tai lomautettu, ja kuka sen vuoksi ottaa vastuun?
- Voitteko edelleen taata luottamuksellisuuden?
Jos organisaatiossa ei ole selkeitä menettelyjä tutkinnan osalta, nyt on hyvä hetki sopia menettelyistä ja viedä ne käytäntöön.
Ota avuksesi First Whistle -ilmoituskanavamme käyttöönottoa käsittelevä oppaamme:
3. Tarkastele whistleblowing-ilmoituksia
Tarkastele ilmoituksia myös yleisellä tasolla säännöllisesti. Kun varaat kalenteriisi aikaa ilmoitusten läpikäyntiin säännöllisin väliajoin, voit tunnistaa suuntauksia. Tarkastelun tiheys kannattaa määritellä sen mukaan, miten usein ilmoituksia tulee, esim. kerran vuodessa.
Joitakin kysymyksiä harkittaviksi:
- Onko raporttien määrä lisääntynyt vai vähentynyt edellisiin vuosiin verrattuna?
- Mitä riskejä on ilmennyt ja onko uusia riskialueita?
- Onko organisaatiossa sokeita pisteitä riskien arvioinnissa ja koulutuksessa?
- Tarvitaanko koulutusta?
- Tarvitaanko erilaista lähestymistapaa koulutukseen?
4. Rakenna luottamusta
Ennakoiva, selkeä ja avoin viestintä auttaa rakentamaan luottamusta niin työntekijöiden suuntaan kuin eri sidosryhmiinkin. Osoittamalla, että olet avoin, käytettävissä käsittelemään ilmoituksia, kun niitä tulee, ja vastaamalla ilmoituksiin asianmukaisesti, osoitat työntekijöille ja muille eri sidosryhmiin kuuluville, että heidän huolenaiheensa otetaan vakavasti ja niihin reagoidaan.
Kerron mielelläni lisää First Whistle -ilmoituskanavan hyödyntämismahdollisuuksista ja vastaan whistleblowing-aiheisiin kysymyksiinne. Voit varata sinulle parhaiten sopivan tapaamisajan suoraan kalenteristamme:
Tapaamisiin!
- Erika Heiskanen
Partner, whistleblowing-asiantuntija
